Необходимость составления акта сверки взаиморасчетов
Если сотрудничество партнеров носит долгосрочный характер, необходимо время от времени «сверять часы» — проверять состояние расчетов: кто кому и за что должен. Обычно это делается в конце очередного этапа контракта или по состоянию на последний день квартала или года. Причиной сверки может быть обязательная инвентаризация имущества и обязательств, которую планируется провести в соответствии с учетной политикой организации.
В результате сверки могут быть выявлены расхождения, связанные с отсутствием первичных документов у одного из контрагентов. Затем запрашиваются недостающие документы и вносятся коррективы в налоговую отчетность. Любая из сторон может в любой момент запросить акт примирения. Это необязательный документ, но отказ от его заполнения может свидетельствовать о проблемах с контрагентом.
Данные баланса по оборотным средствам и обязательствам целесообразно подтверждать подписанными актами сверки взаиморасчетов на последний день года. В судах разных инстанций с помощью акта примирения можно подтвердить или опровергнуть наличие задолженности у другой стороны. Подробнее мы поговорим в одном из следующих разделов.
Акты сверки: порядок оформления
Законодательной формы акта нет, и стороны могут использовать свою версию документа. Есть шаблон, который используется в любой бухгалтерской программе, выглядит он так:
Акт сверки взаиморасчетов: образец
Обязательные реквизиты документа:
Как заполнить основную таблицу:
Акт сверки: образец
Порядок обмена актами
Бухгалтер стороны, инициировавшей сверку, составляет акт в двух экземплярах, заполняет левую часть основной таблицы на основании данных бухгалтерского учета. Выводит баланс на последний день периода сверки, подписывает его у руководителя (или главного бухгалтера), при наличии, ставит печать. Оба экземпляра необходимо направить контрагенту вместе с письмом с указанием срока и способа возврата одного экземпляра подписанного акта. Вы можете сделать это по обычной почте или по электронной почте.
Бухгалтерия контрагента сверяет его со своими данными, заполняет свою часть таблицы и отправляет инициатору. При наличии расхождений они отражаются в подписанном акте. После этого стороны выясняют причины и запрашивают недостающие документы друг у друга. После этого формируется второй акт — уже без разночтений.
Если найти источник расхождений не удается, а стороны не признают наличие задолженности, начинается претензионная работа и подготовка документов для суда.
Отказ контрагента подписать акт сверки
Поскольку документ не введен в обязательный оборот, отказ от подписания акта сверки расчетов партнеру не грозит. Но тогда возникает подозрение, что он пытается что-то скрыть. Нам нужно перепроверить все документы и совместные операции и, возможно, не сотрудничать с ним в будущем.
Во избежание подобных казусов можно прописать в договоре необходимость регулярных сверок взаиморасчетов, и тогда отказ от подписания акта может привести к финансовым санкциям по договору.
Использование акта примирения в суде
Наличие подписи контрагента в акте свидетельствует о признании его долга по договору. Поэтому акт примирения можно смело показывать в суде. Само по себе оно не имеет силы и должно быть подтверждено первичными документами.
Применяется и другое правило: отсутствие суммы в акте может означать ее мнимость, даже если она проходит через учетные записи одной из сторон. Суд считает это попыткой сокрытия информации. Очень важно, чтобы данные в акте и в бухгалтерии совпадали на 100%.
Бывает, что первичные документы (счета, акты) подписываются посторонними лицами. Подпись руководителей сторон на акте примирения снимает все эти нестыковки: считается, что претензий и вопросов по оформлению всех документов, указанных в акте, у сторон нет.
Таким образом, использование акта сверки расчетов обеспечивает существенную защиту от возможных проблем в будущем, и пренебрегать таким инструментом было бы как минимум не рационально.