В моей должностной инструкции главного специалиста-эксперта отдела (делопроизводителя) указаны следующие обязанности:
Главный специалист-эксперт обязан:
2.2. Организовывать делопроизводство Управления в соответствии с Положением об отделе организационной работы, закупок, материально-технического обеспечения и защиты государственной тайны, положением об Управлении и своих должностных обязанностях.
2.3. Осуществлять и распределять деловые телефонные переговоры, поступающие в приемную Управления.
2.4. Прием, передача необходимой служебной информации по факсимильным каналам и с использованием сети Интернет.
2.5. Осуществлять регистрацию нарядов и распоряжений о плановых и внеплановых проверках.
2.6. Организовывать деловые встречи и поездки начальника совместно с заместителем начальника отдела.
2.7. Организовать подготовку и проведение личного приема граждан начальником Управления, его заместителями в соответствии с графиком.
2.8. Вместе с заместителем начальника отдела принимать участие в организации и подготовке официальных мероприятий для руководящего состава.
2.9. Подготовка и ведение поздравительной переписки.
2.10. Отправка почтой Почтой России и другой почтой. Ведение реестра почтовых отправлений, а также отчетных документов на конверты и марки.
2.11. Разработать и оформить в установленном порядке номенклатуру дел подразделений Управления, а также сводную номенклатуру дел Управления в целом, инструкции по делопроизводству, а также согласовать вышеуказанные документы с гос. архив региона.
2.12. Организовать архивное делопроизводство, подготовку и передачу дел на архивное хранение.
2.13. В соответствии с Приказом Начальника вести основную деятельность Департамента ГО и ЧС, а также реализацию мероприятий и первоочередных мероприятий в данной сфере.
2.14. Выполнение иных функций в соответствии с поручениями начальника отдела и его заместителя.
Возникает вопрос, много ли обязанностей у одного специалиста и есть ли возможность доплаты за эти дополнительные нагрузки, несмотря на то, что до п. 2.12. у заместителя начальника управления такие же обязанности, нет ли дублирования функций? и можно ли передать функции ответственные за ГО и ЧС другому специалисту? Заранее спасибо за разъяснения.
Возникает вопрос, много ли обязанностей у одного специалиста и есть ли возможность доплаты за эти дополнительные нагрузки, несмотря на то, что до п. 2.12. у заместителя начальника управления такие же обязанности, нет ли дублирования функций? и можно ли передать функции ответственные за ГО и ЧС другому специалисту? Заранее спасибо за разъяснения.
Добрый день Вам необходимо решить данные вопросы с работодателем и руководителем вашего отдела - подразделения. Те. перераспределение обязанностей - их дело. Вы можете подать письменное заявление работодателю о рассмотрении вопроса о перераспределении обязанностей и назначении дополнительных работников в связи с большой нагрузкой на Вас...
* Пунктуация и орфография авторов сохранены.
Делопроизводство и архивирование: термины и определения
Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документооборота, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:
- Документационное сопровождение (DOE);
- Архивирование (АД);
- Документ (официальный, электронный, архивный);
- Оригинал, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
- Сроки хранения документов;
- Намного больше.
По сути, этот ГОСТ является настоящим толковым словарем документооборота организации.
Спокойной ночи. С портала госуслуг регулярно поступают уведомления о прекращении делопроизводства по статье 46.ч1.п3.4. Что это значит?
Привет Вероника! Это означает, что в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 46 ФЗ "Об исполнительном производстве" исполнительный лист возвращен взыскателю - т.к. -
невозможно установить местонахождение должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях, за исключением случаев, когда настоящим Федеральнымзакономпредусмотрен розыск должника или его имущества;
А пункт 4 части 1 ст. 46 указанного Закона говорится, что
у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными;
Если вы хотите получить более подробную консультацию по этому вопросу, или у вас есть другой вопрос, вы можете связаться со мной через чат. Мы готовы помочь Вам в подготовке документов. Услуги чата предоставляются на платной основе.
* Пунктуация и орфография авторов сохранены.
Требования к документации
Если вы хотите точно знать, как должны выглядеть документы (из чего они состоят и как расположить детали, где разместить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, какие бывают унифицированные формы и т. д.), вам необходимо обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003.
В новом ГОСТ дано больше образцов бланков документов, расширены реквизиты (например, добавлены сведения об электронной цифровой подписи).
Применение ГОСТов — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и улучшить документооборот организации.
Архивное дело
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 АД – это деятельность организации или специализированного подразделения предприятия по комплектованию, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.
Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Однако этот термин может применяться и к определенному набору документов, организованных по принципу подобия и подшитых в папку, архивируемых и образующих единицу хранения.
Работа в архиве
В архиве традиционно хранится огромное количество документов, и они должны быть не «мертвым грузом», а быть легкодоступными. Поэтому возникает необходимость в прозрачной каталогизации, которая обеспечит быструю навигацию по коллекциям.
Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (похожий на библиотечный), который облегчит поиск нужного документа.
Во-вторых, создаются бухгалтерские книги, в которых фиксируются входящие и исходящие документы, а также их статус и количество.
Так, приемка дел оформляется приемочной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом вносится в книгу учета прихода и выбытия документов.
Образец описи для передачи в архив
Скачать
Выдача из архива также регистрируется в книгах бухгалтерского учета и выдается:
- Порядок выдачи;
- Акт об экстрадиции.
Уничтожение документов также подтверждается актом после проверки их ценности. Вывоз документов, признанных не подлежащими хранению для утилизации, оформляется актом приема-передачи.
Образец акта уничтожения
Скачать
Текущая работа архивариуса заключается еще и в том, что он по определенным принципам и правилам оформляет документы в дела, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом для работы с коллекциями могут быть архивный справочник и архивный каталог (разница в том, что справочник дает общее представление о существующей коллекции, а каталог показывает документы в виде классификатора).
Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации
Специалисты архива могут оказывать методическую помощь работникам организации, отвечающим за делопроизводство: например, в формировании номенклатуры, подшивке дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовке их к передаче в архив.