ma2business.ru
Главная »

Архивное делопроизводство и номенклатура

Законы и прочие темы

В моей должностной инструкции главного специалиста-эксперта отдела (делопроизводителя) указаны следующие обязанности:

Главный специалист-эксперт обязан:

2.2. Организовывать делопроизводство Управления в соответствии с Положением об отделе организационной работы, закупок, материально-технического обеспечения и защиты государственной тайны, положением об Управлении и своих должностных обязанностях.

2.3. Осуществлять и распределять деловые телефонные переговоры, поступающие в приемную Управления.

2.4. Прием, передача необходимой служебной информации по факсимильным каналам и с использованием сети Интернет.

2.5. Осуществлять регистрацию нарядов и распоряжений о плановых и внеплановых проверках.

2.6. Организовывать деловые встречи и поездки начальника совместно с заместителем начальника отдела.

2.7. Организовать подготовку и проведение личного приема граждан начальником Управления, его заместителями в соответствии с графиком.

2.8. Вместе с заместителем начальника отдела принимать участие в организации и подготовке официальных мероприятий для руководящего состава.

2.9. Подготовка и ведение поздравительной переписки.

2.10. Отправка почтой Почтой России и другой почтой. Ведение реестра почтовых отправлений, а также отчетных документов на конверты и марки.

2.11. Разработать и оформить в установленном порядке номенклатуру дел подразделений Управления, а также сводную номенклатуру дел Управления в целом, инструкции по делопроизводству, а также согласовать вышеуказанные документы с гос. архив региона.

2.12. Организовать архивное делопроизводство, подготовку и передачу дел на архивное хранение.

2.13. В соответствии с Приказом Начальника вести основную деятельность Департамента ГО и ЧС, а также реализацию мероприятий и первоочередных мероприятий в данной сфере.

2.14. Выполнение иных функций в соответствии с поручениями начальника отдела и его заместителя.

Возникает вопрос, много ли обязанностей у одного специалиста и есть ли возможность доплаты за эти дополнительные нагрузки, несмотря на то, что до п. 2.12. у заместителя начальника управления такие же обязанности, нет ли дублирования функций? и можно ли передать функции ответственные за ГО и ЧС другому специалисту? Заранее спасибо за разъяснения.

Возникает вопрос, много ли обязанностей у одного специалиста и есть ли возможность доплаты за эти дополнительные нагрузки, несмотря на то, что до п. 2.12. у заместителя начальника управления такие же обязанности, нет ли дублирования функций? и можно ли передать функции ответственные за ГО и ЧС другому специалисту? Заранее спасибо за разъяснения.

Добрый день Вам необходимо решить данные вопросы с работодателем и руководителем вашего отдела - подразделения. Те. перераспределение обязанностей - их дело. Вы можете подать письменное заявление работодателю о рассмотрении вопроса о перераспределении обязанностей и назначении дополнительных работников в связи с большой нагрузкой на Вас...

* Пунктуация и орфография авторов сохранены.

Делопроизводство и архивирование: термины и определения

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документооборота, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:

  • Документационное сопровождение (DOE);
  • Архивирование (АД);
  • Документ (официальный, электронный, архивный);
  • Оригинал, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
  • Сроки хранения документов;
  • Намного больше.

По сути, этот ГОСТ является настоящим толковым словарем документооборота организации.

Спокойной ночи. С портала госуслуг регулярно поступают уведомления о прекращении делопроизводства по статье 46.ч1.п3.4. Что это значит?

Привет Вероника! Это означает, что в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 46 ФЗ "Об исполнительном производстве" исполнительный лист возвращен взыскателю - т.к. -

невозможно установить местонахождение должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях, за исключением случаев, когда настоящим Федеральнымзакономпредусмотрен розыск должника или его имущества;

А пункт 4 части 1 ст. 46 указанного Закона говорится, что

у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными;

Если вы хотите получить более подробную консультацию по этому вопросу, или у вас есть другой вопрос, вы можете связаться со мной через чат. Мы готовы помочь Вам в подготовке документов. Услуги чата предоставляются на платной основе.

* Пунктуация и орфография авторов сохранены.

Требования к документации

Если вы хотите точно знать, как должны выглядеть документы (из чего они состоят и как расположить детали, где разместить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, какие бывают унифицированные формы и т. д.), вам необходимо обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

В новом ГОСТ дано больше образцов бланков документов, расширены реквизиты (например, добавлены сведения об электронной цифровой подписи).

Применение ГОСТов — дело добровольное: это рекомендации, применяя которые, делопроизводитель или кадровик может упростить работу и улучшить документооборот организации.

Архивное дело

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 АД – это деятельность организации или специализированного подразделения предприятия по комплектованию, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.

Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Однако этот термин может применяться и к определенному набору документов, организованных по принципу подобия и подшитых в папку, архивируемых и образующих единицу хранения.

Работа в архиве

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, и они должны быть не «мертвым грузом», а быть легкодоступными. Поэтому возникает необходимость в прозрачной каталогизации, которая обеспечит быструю навигацию по коллекциям.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (похожий на библиотечный), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются бухгалтерские книги, в которых фиксируются входящие и исходящие документы, а также их статус и количество.

Так, приемка дел оформляется приемочной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом вносится в книгу учета прихода и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Скачать

Выдача из архива также регистрируется в книгах бухгалтерского учета и выдается:

  • Порядок выдачи;
  • Акт об экстрадиции.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проверки их ценности. Вывоз документов, признанных не подлежащими хранению для утилизации, оформляется актом приема-передачи.

Образец акта уничтожения

Скачать

Текущая работа архивариуса заключается еще и в том, что он по определенным принципам и правилам оформляет документы в дела, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом для работы с коллекциями могут быть архивный справочник и архивный каталог (разница в том, что справочник дает общее представление о существующей коллекции, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации

Специалисты архива могут оказывать методическую помощь работникам организации, отвечающим за делопроизводство: например, в формировании номенклатуры, подшивке дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовке их к передаче в архив.

Вам также может понравиться
Рубрики
Популярное