Что такое апостиль
Простыми словами, это легализация документа за пределами страны, в которой он был получен. Например, когда российский абитуриент хочет поступить в зарубежный вуз, он должен предоставить в том числе аттестат зрелости. Понятно, что во многих странах (за исключением нескольких штатов) просто предъявить российский документ не получится.
Для легализации документа существует процесс апостиля. Он действует с 1961 года, когда государства приняли Гаагскую конвенцию. Сейчас конвенция действует в 135 странах мира (полный список), включая Россию.
Обратите внимание: в конвенции четко указано, что апостиль ставится только на официальные документы. Это:
- Документы, выданные властями или должностными лицами, на которые распространяется юрисдикция страны-участницы конвенции. Сюда входят документы из прокуратуры, секретариата суда или от судебного пристава;
- Административные документы;
- Нотариальные акты;
- Официальные регистрационные отметки, визы, подписи, требующие заверения.
А вот коммерческие или таможенные бумаги, а также дипломатические документы апостилировать нельзя. Для легализации этих бумаг придется использовать другие международные механизмы.
Конвенция не регулирует форму апостиля. В России, например, это штамп, а в США выдают свидетельство. При этом есть четкий перечень того, что должно быть прописано в апостиле:
- Страна, в которой проставлен апостиль
- Фамилия и должность лица, подписавшего документ, заверенный апостилем
- Наименование учреждения, печать которого проставлена на документе
- Название города, в котором был проставлен апостиль
- Дата проставления апостиля
- Наименование органа, выдавшего апостиль
- Апостиль номер
- Печать или штамп учреждения, проставившего апостиль
- Подпись должностного лица, проставившего апостиль
Апостиль может быть либо на одном из двух языков конвенции (французский и английский), либо на национальном языке. Как правило, дублируется перевод штампа - с французского или английского на национальный. Но название апостиля должно быть строго на французском языке - Apostille (Convention de la Haye du 5 October 1961).
Где поставить апостиль на документы и сколько это стоит
Апостиль на конкретный документ ставится в органе выдачи или в вышестоящем ведомстве. Большинство апостилей можно получить в МФЦ в той теме, где был получен документ. Это быстро и доступно – стандартно 5 рабочих дней, но если приходится уточнять информацию, то срок увеличивается до месяца.
Министерство юстиции принимает для апостилирования документы, выданные федеральными государственными органами, а также их нотариально заверенные копии и переводы. Документы о воинском учете и службе апостилируются Министерством обороны, а документы об образовании апостилируются Рособрнадзором.
Апостиль на школьные аттестаты, дипломы колледжей и школ можно получить в Департаменте образования Москвы вне зависимости от региона, в котором был получен документ. Для местных документов срок такой же - 5 рабочих дней, а если приходится отправлять запросы в другие регионы, то ждать штамп нужно дольше, но не более 45 дней.
Справки о несудимости апостилируются в Информационном центре МВД, так как именно это ведомство формирует этот документ. Центры есть в большинстве крупных городов и в каждом областном центре.
За проставление апостиля взимается госпошлина – 2,5 тысячи рублей. Это сумма за один документ или его копию. Это значит, что если вам нужно поставить апостиль, например, на свидетельство о рождении и его нотариально заверенную копию, вам придется заплатить 5 тысяч рублей.
Подать заявление на апостиль можно как лично, так и по почте. В первом случае потребуется паспорт, квитанция об оплате госпошлины и документ, на который необходимо поставить апостиль. Если вы отправляете письмо, то к документу и квитанции необходимо приложить копию паспорта. В обоих случаях вам придется заполнить заявление, шаблоны которого доступны онлайн не во всех региональных отделениях, поэтому личное обращение в приоритете и быстрее.
Могут ли отказать в апостилировании документов?
Да, но в основном сбои связаны с внешним видом документов: нарушена целостность, нарушена ламинация, стерты буквы и печати, есть пятна. Также отказывают, если данные в документе не соответствуют госвыпискам. В основном это происходит с бумагами из ЗАГСа. В этом случае нужно обращаться в ЗАГС или добиваться исправления через суд. Новый документ вам не дадут, но исправят информацию в записях отдела. Тогда можно будет снова подать заявление на апостиль.
Какие есть альтернативы апостилю
Россия имеет соглашения о правовой помощи с некоторыми государствами. Это означает, что документы признаются государственными органами этих стран без апостиля по принципу взаимности. В основном это государства-участники СНГ, но есть и европейские страны:
- Азербайджан
- Армения
- Албания
- Алжир
- Болгария
- Босния и Герцеговина
- Венгрия
- Вьетнам
- Испания
- Кипр
- Кыргызстан
- КНДР
- Куба
- Латвия
- Литва
- Северная Македония
- Молдавия
- Монголия
- Польша
- Румыния
- Словакия
- Словения
- Тунис
- Туркменистан
- Хорватия
- Чешская Республика
- Эстония
Это означает, что если россиянин, родившийся за пределами России, захочет натурализоваться в стране, он сможет предъявить документы о происхождении без апостиля. Наоборот.
Если со страной нет договора о правовой помощи и она не является стороной Гаагской конвенции, то остается только сложная процедура консульской легализации. Сначала документ необходимо заверить у нотариуса и Минюста, затем обратиться в МИД, после чего обратиться в консульство страны назначения.