Должностная инструкция начальника хозяйственного отдела - народного советника

Структура инструкции на должность начальника экономического отдела

Должностная инструкция является необязательным документом. В отличие от трудового договора наличие инструкции не влияет на отношения между руководством предприятия и работниками. Именно поэтому структура, которую должна иметь должностная инструкция, нигде в нормативных актах не закреплена, и обязательных требований к ней нет.

Тем не менее, за годы работы на практике выработался определенный подход к составлению таких документов. Обычно они состоят из следующих разделов:

1. Основные положения. В этом разделе описывается, какова должность начальника экономического отдела, какие требования к нему предъявляются, кому он подчиняется и кем руководит.
2. Обязанности. В нем описывается, что обязан делать начальник данного отдела и, соответственно, что руководство вправе требовать от лица, занимающего эту должность.
3. Права, которыми обладает специалист. Основные права, безусловно, закреплены в трудовом законодательстве. Но для того, чтобы начальник отдела мог полноценно и качественно выполнять свои обязанности, он должен быть наделен определенным рядом прав. Те из них, которые характерны не для должности в целом, а для конкретного предприятия, имеет смысл закрепить в должностной инструкции.
4. Ответственность заведующего отделением. Большинство этих положений закреплено в нормативных актах общего действия, поэтому целесообразнее всего в данном разделе должностной инструкции ограничиться ссылками на конкретные виды ответственности: дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную. Трудовое законодательство ограничивает возможности руководства предприятия, поэтому возлагать на начальника отдела ответственность, не предусмотренную законом, его начальство не вправе.

А теперь давайте посмотрим, что именно должно содержаться в наиболее важных разделах должностной инструкции начальника экономического отдела.

Должностные обязанности начальника экономического отдела

Указывая в должностной инструкции конкретные обязанности, которые возлагаются на начальника экономического отдела, имеет смысл использовать содержание Единого квалификационного справочника должностей (ЕКС). Хотя этот акт является не обязательным, а рекомендательным, он чрезвычайно полезен. В нем изложены требования, которые чаще всего предъявляются к той или иной должности. Соответственно, если работники конкретного предприятия не имеют опыта составления должностных инструкций, ЕКС как минимум даст представление о том, что должно содержаться в таких документах.

Согласно ЭКЦ, на начальника экономического отдела возложены следующие обязанности:

• Обеспечение содержания и содержания зданий и помещений, в которых находится предприятие или учреждение (состояние, в котором должно находиться здание или отдельное помещение, определяется санитарными нормами и правилами пожарной безопасности);
• Контроль за исправностью внутреннего оборудования здания или помещения; оборудование включает водопровод, канализацию, линии электропередач и т.д.;
• Участие в планировании текущих и капитальных ремонтов, которые необходимы для поддержания нормальной работы организации;
• Составление сметы текущих расходов предприятия;
• Организация ремонта как здания в целом, так и оборудования организации, контроль качества ремонта;
• Обеспечение как предприятия в целом, так и его отдельных подразделений инвентарем, оборудованием, расходными материалами и другими материальными ресурсами, необходимыми для нормальной работы;
• Контроль сохранности и целевого использования материальных активов компании;
• Подготовка документации для договоров, необходимых для хозяйственного обеспечения организации;
• Ведение необходимой отчетности по использованию оборудования, инвентаря и материалов;
• Контролировать, чтобы средства, выделяемые руководством на обеспечение деятельности предприятия, расходовались рационально;
• Прием и обслуживание лиц, прибывающих в командировки;
• Управление благоустройством территории;
• Экономическое обслуживание мероприятий;
• Организация учета рабочего времени и питания сотрудников;
• При необходимости совместно с отделом кадров составление графиков работы и рабочего времени;
• Проведение противопожарных мероприятий, поддержание в рабочем состоянии противопожарной инфраструктуры и оборудования;
• Внедрение новых технологий в области связи, оргтехники и т.д.;
• Руководство работниками экономического отдела и контроль за соблюдением ими дисциплины.

Права начальника экономического отдела

Для выполнения должностных обязанностей сотрудник должен быть наделен полномочиями. Обычно к ним относятся следующие:

1. Обращаться к руководителю предприятия и к начальникам отделов с предложениями по экономическому обеспечению работы предприятия.
2. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам, связанным с экономическим обеспечением работы.
3. Подписывать и накладывать визы на документы, относящиеся к его компетенции.
4. Предлагать руководству предприятия назначение, перемещение внутри организации и увольнение работников, подчиненных начальнику экономического отдела.
5. Предложить руководству меры по поощрению и наказанию сотрудников отдела.
6. Требовать помощи от руководящих работников организации.
7. Обо всех обнаруженных недостатках сообщать руководству и требовать их устранения.

Требования к кандидату на работу

Возглавить экономический отдел может любое лицо, назначенное на эту должность. Однако ЕКС рекомендует кандидату либо иметь высшее образование по специальности и стаж работы не менее 2 лет, либо 5 лет стажа — тогда допускается и среднее специальное образование. Конкретные требования на каждом предприятии устанавливаются руководством самостоятельно.