Кого нужно уведомить о смене генерального директора
Уведомление о смене директора в установленном порядке направляется новым директором или учредителями компании (конкретный отправитель устанавливается законом или договором):
2. В соответствии с условиями действующих договоров:
- Контрагенты (вместе с дополнительным соглашением об изменении данных договоров);
- Банки-кредиторы, а также банк, в котором открыт расчетный счет (в таких случаях уведомление дополняется свежей выпиской из ЕГРЮЛ, карточкой с образцом подписи нового директора).
- Контрагенты, с которыми не заключались договоры об обязательном уведомлении при смене директора;
- Сотрудники.
Рассмотрим каждый из случаев подробнее.
Какие документы отправить в налоговую при смене директора ООО
Обязательное уведомление в ФНС при смене руководителя компании оформляется по форме Р14001. При этом заполняются и предоставляются следующие элементы:
- Титульный лист;
- 1-я страница листа К (с данными бывшего директора);
- 1-я и 2-я страницы другого листа К (с данными нового директора);
- Все страницы листа Р.
Документ Р14001 необходимо предоставить в ФНС в течение 3 дней после:
- Подписание учредителем (собранием собственников) решения или протокола о назначении нового директора;
- Начало срока полномочий нового директора в соответствии с решением или протоколом.
Новый руководитель, утвержденный учредителями или собранием собственников, заполняет и подает форму Р14001. Эта форма должна быть нотариально заверена.
Дополнительное соглашение при смене директора: нюансы
Договоры между хозяйствующими субъектами могут содержать условие, согласно которому каждая из сторон договора при смене руководства заключает дополнительное соглашение с контрагентом к действующему договору.
Этот договор включает в себя формулировку о том, что стороны договорились изменить преамбулу договора (именно в ней обычно указываются сведения о руководителях фирм, заключающих договор). Дается точная выдержка из предыдущей преамбулы, а затем указывается новая, которую стороны соглашаются считать правильной.
Образец дополнительного соглашения при смене руководителя компании, заключившей такое соглашение, вы можете скачать здесь:
Письмо контрагенту о смене директора: нюансы
В договорах между хозяйствующими субъектами также может быть предусмотрено условие, при котором каждая из сторон при смене директора информирует об этом другую. При этом желаемая форма уведомления также может присутствовать в договоре. Кроме того, могут быть предусмотрены способы уведомления контрагента - по почте, факсу, электронным каналам связи.
Вы также можете скачать образец такого письма по ссылке ниже:
Если таких условий в договорах нет, вы можете уведомить контрагента о смене руководства по собственной инициативе. При этом правомерно использование любой удобной формы документа, а также формата его предоставления партнеру.
Результаты
Организация, сменившая директора, должна обязательно сообщить об этом в ФНС – по форме Р14001. Также может потребоваться отправка уведомлений о смене директора (и других сопутствующих документов) банкам и контрагентам.
Подробнее об особенностях процедуры смены директора организации вы можете узнать в статьях:
Когда сотрудник меняет фамилию, его документация должна быть приведена в порядок, согласно новому удостоверению личности. Дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии является документом, который должен быть подписан между работником и организацией. При этом для изменения информации нужна причина. Это будут документы, удостоверяющие смену фамилии, предоставленные самостоятельно сотрудником трудового коллектива.
Зачем нужно доп соглашение к трудовому договору при смене фамилии
Любые изменения о работнике следует своевременно вносить в документацию работодателя, так как расхождение данных в дальнейшем затруднит идентификацию личности. Получить оплату в кассе или в банковской организации станет настоящей проблемой. Инспектор по кадрам должен нести ответственность за регистрацию новой информации о работнике.
Согласно статье 57 ТК РФ изменение наименования влечет за собой внесение изменений в трудовой договор.
Менять паспортные данные в трудовом договоре со слов работника просто недопустимо. Необходимо провести некоторые процедуры на основании новой документации и заявления работника. Ему необходимо предоставить следующий пакет документации:
- Свидетельство о заключении брака или их расторжении, либо решение суда (основание для смены фамилии);
- Новый идентификатор;
- Заявление.
Заявление должно быть адресовано руководителю организации, после чего указываются сведения о самом заявителе. Необходимо учитывать тот факт, что пока на предприятии работает сотрудник со старыми данными, любые сообщения в отдел кадров должны исходить именно от него.
Заявление не имеет установленного на законодательном уровне типового образца, а значит, заполняется в свободной форме.
Сам запрос включает в себя следующую фразу:
Прошу изменить во всех документах, содержащих мою личную информацию, мою фамилию с ... на ... .
Затем нужно поставить дату и подпись.
Ниже приведен список документов, прилагаемых к заявлению. В некоторых случаях они могут отличаться, но, как показывает практика, это ксерокопии паспорта и свидетельства о браке.
Как составить дополнительное соглашение к труду
Многих сотрудников интересует вопрос, как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии. В большинстве случаев для придания юридической силы изменениям работодатель составляет дополнительное соглашение о внесении изменений в договор с работником.
Законодательством не предусмотрен стандартный образец дополнительной регистрации. договора, это означает, что документ составляется в произвольной форме исходя из содержания трудового договора с указанием причины его необходимости. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении фамилии можно найти в открытом доступе в сети Интернет.
Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии включает вводную, основную и заключительную части. В шапке должно быть указано наименование договора, дата его составления.
Обязательно прописать место оформления документа, населенный пункт, где была составлена бумага. Первая часть содержит всю информацию о сторонах договора. Указывается информация о руководителе, его должности и сотруднике.
Контент включает в себя следующую информацию:
- Дата принятия изменений;
- Основания для внесения изменений;
- Ссылки на нормативные акты, которыми руководствовались при составлении договора;
- Информация о количестве экземпляров и их распространении.
Заключительная часть состоит из подписей сторон договора. Печать работодателя обязательна. Также отмечается тот факт, с какой стороны возникла инициатива о подписании дополнительного соглашения.
Заказ или дополнительное соглашение
Принятие заявления от работника является основанием для принятия приказа о внесении изменений в трудовой договор и иную документацию, содержащую персональные данные о работнике. Нормы закона не устанавливают обязательность издания такого приказа, но это единственно верный и разумный способ дать указание отделу кадров и бухгалтерам изменить персональные данные о работнике во всех документах.
Этот простой приказ в свободной форме составляется инспектором по кадрам. В этом приказе начальник просит кадровиков и бухгалтеров исправить все документы. Срок, предусмотренный для выполнения изданного приказа по организации, устанавливается – как правило, он составляет семь рабочих дней.
Подписание приказа поручается руководителю предприятия, на котором работает работник, за подписью должны стоять юрист и главный бухгалтер. Бухгалтерия и отдел кадров обязаны получить под расписку по одному экземпляру приказа с ксерокопиями приложенных документов, а их фамилии и занимаемые должности регистрируются в списке тех лиц, которым направлен приказ.
Какие документы нужны для дополнительного соглашения
По нормам правовых актов для внесения изменений не обязательно подавать заявление непосредственно в отдел кадров или бухгалтерию. Но желательно написать его так, чтобы действия имели юридическое значение. К заявлению должна быть приложена документация, удостоверяющая факт смены фамилии – конечно же, это паспорт. Также такой документацией может быть свидетельство о заключении брачного союза, бумага о расторжении брака или решение суда.
Работодателю необходимо принести оригиналы, с которых он снимет ксерокопии. Копии вшиваются в личное дело работника специалистами отдела кадров.
Согласно нормам статьи 47 ГК РФ изменение Ф.И.О. должны быть зарегистрированы в ЗАГСе. Орган отмечает изменение имени в специальной книге актов гражданского состояния.
Орган ЗАГС рассматривает заявление об изменении фамилии в течение 30 дней, что установлено Федеральным законом № 143 «Об актах гражданского состояния».
ЗАГС изготавливает новое свидетельство о рождении с установлением приобретенной фамилии. По поводу замены паспорта миграционная служба производит замену старого удостоверения личности на новое в течение 10 дней.
Оплачивается по отдельным реквизитам, которые фиксируются в каждом ЗАГСе самостоятельно.
Отдел кадров, бухгалтерия вносят изменения в организации в следующую документацию:
- Договор найма;
- Трудовая книжка;
- Личная причина;
- Персональный аккаунт;
- Отчеты об оплате;
- График работы.
Принятый заказ должен пройти процедуры регистрации в журнале, куда вносятся все заказы.
В трудовую книжку можно внести изменения на основании свидетельства о браке. При этом на первой странице трудовой книжки старая фамилия зачеркивается и вписывается новая.
Если говорить о личной карточке, то она заполняется новая только на основании удостоверения личности.
Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа наиболее тесно связана с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация, по сравнению с бухгалтерской, является как раз таким же образцом простоты и наглядности, тем не менее кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачи.
В данной статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми разъяснениями для конкретной ситуации, которые могут вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение, как действовать в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику - что именно нужно сделать, какие документы и как оформить и т.д.
Ситуация первая: смена фамилии
Начнем с самой распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене фамилии работника (чаще служащего). Очевидно, что в этом случае потребуется внесение изменений в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку работника. Однако для внесения таких изменений нужна причина. Таким основанием будут документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, что работник подает эти документы, следует позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных. данные, указанные в трудовом договоре.
В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровые документы достаточно просто получить от работника документы, подтверждающие смену фамилии – новый паспорт, свидетельство о браке. Копии этих документов должны быть изготовлены и заверены печатью (печатью) организации и подписью бухгалтера. Тем не менее, мы рекомендуем вам все же попросить сотрудника подписать следующее заявление:
Получение такого заявления позволит лучше организовать документооборот, так как документы о смене фамилии будут «привязаны» к этому заявлению. Это значит, что через несколько лет всем, кто откроет личное дело (в том числе и инспектору), будет ясно, почему эти документы находятся в деле, и что важно - в какой момент организации стало известно о смене фамилии работник. Кроме того, при необходимости на этом заявлении могут быть проставлены визы и другие отметки, если это предполагает принятая в организации система документооборота.
Не забудьте сразу дать работнику заявление на подпись по форме АДВ-2 (утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление необходимо для того, чтобы начать процедуру замены свидетельства государственного пенсионного страхования. Это все равно придется сделать, поэтому лучше заполнять все заявки сразу и больше не отвлекать сотрудника.
После получения заявки можно подготовить приказ о внесении изменений в кадровую и иную учетную документацию. Итак, помимо уже упомянутого трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, вам потребуется внести изменения в лицевой счет, табель учета рабочего времени, график отпусков, карточку страховых взносов, карточку НДФЛ. Если доверенность была оформлена на работника, то ее тоже придется переделывать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, выданную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карты, а если компания обеспечивает работника ДМС, то процедуру замены полиса. Соответственно, все эти пункты необходимо отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так: