Какие ситуации требуют его заключения
Основные условия приема на работу - должность, оклад, сроки выплаты, место и график работы - должны быть прописаны в тексте трудового договора (ТД). При изменении этих условий работодатель и его работник подписывают дополнительное соглашение.
Он состоит из такого дополнения. соглашение по ряду причин, касающихся существенных, то есть основных, условий ТД работодателя и работника:
- Перевод на другую должность;
- Другие суммы заработной платы, оклада;
- Переименование должности, отдела, предприятия;
- Новый график работы;
- Продление срока ТД, если это срочно;
- Новый адрес места работы;
- Новые обязанности, если они указаны в исходной версии ТД;
- Внесение дополнительных условий в сам ТД;
- Исключение некоторых пунктов ТД.
Во всех случаях принятие новых пунктов дополнительного соглашения по закону должно происходить с согласия наиболее занятого гражданина на основании ст. 72 ТК РФ. Сама суть подписания дополнительного соглашения заключается во взаимном согласии сторон на изменение ранее заключенных соглашений.
Вносим дополнительные условия в трудовой договор по инициативе работодателя
Если изменения в ТД вносятся по решению руководства компании и затрагивают всех работников или нескольких лиц трудового коллектива, то все заинтересованные лица должны быть уведомлены об этом не менее чем за 2 месяца до предполагаемой даты внесения изменений (ст. 74 Трудового Кодекс Российской Федерации). Уведомление происходит в письменной форме под личную подпись с вручением копии уведомления. При этом согласие каждого отдельного члена коллектива не требуется.
Извещение составляется в свободной форме, примерный текст выглядит следующим образом:
После этого пункты документа вносятся в новую редакцию, которые затем включаются в дополнительное соглашение. Завершите уведомление словами:
Предложения о работе должны быть сделаны в письменной форме. Другого способа изменить условия труда без согласия лица нет. Работодатель вынужден действовать по нормам закона, в противном случае любой гражданин имеет право обратиться в суд и выиграть его. Но есть исключение, при котором организация переводит человека на другую работу без его согласия - простая или ликвидация последствий техногенной или природной катастрофы. Такой перевод является временным, на срок до 1 месяца, и производится по приказу.
Дополнительно: как составить приказ о переводе на полную ставку.
Вносим изменения по обоюдному согласию
При достижении взаимного согласия между работником и работодателем форма дополнительного соглашения к договору произвольна: оно составляется и подписывается в любое время. Нет необходимости копировать образец. Документ составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Он состоит из следующих частей:
- Наименование - соглашение о внесении изменений в трудовой договор;
- Преамбула, в которой указываются действующие стороны – работодатель и физическое лицо;
- Тема — список пунктов, которые необходимо изменить. Например: «Пункт 3 трудового договора № 45 от 01.03.2018 в редакции …», после чего прописывается новый вид пункта 3;
- При необходимости новые абзацы, например: «добавить абзац 3.1», то вводится содержание нового абзаца;
- Подписи и реквизиты сторон.
Чаще всего по обоюдному согласию заключается дополнительное соглашение о продлении контракта, которое, по сути, является уточнением условий трудового договора. Документ выглядит так:
Еще одним примером дополнительного соглашения к договору является изменение оклада:
Бывают ситуации, когда отделу кадров необходимо оформить приложение к дополнительному соглашению к договору, например, если на работника изменены формы документации и прилагаются новые формы.
Отказ работника от подписания дополнительного соглашения к трудовому договору
Поскольку изменить трудовой договор без согласия другой стороны невозможно, следует достичь обоюдного согласия. Но нередки случаи, когда работник отказывается подписывать доп. договор – это документ, улучшающий условия его труда. Что делать в этом случае? Тут только два варианта: либо попытаться договориться с работником, либо издать приказ о предстоящих нововведениях и провести их через два месяца, письменно уведомив об этом работника. Если по истечении срока он по-прежнему не согласен с новыми условиями, то работодатель вправе сделать следующее:
- Предлагать работнику другие вакансии в организации в письменной форме;
- В случае несогласия с переводом на предлагаемые должности уволить работника по п. 7 ч. 4 ст. 77 ТК РФ.
Эта процедура применяется при любых изменениях в трудовом договоре – система оплаты труда, график работы, новая должность и тому подобное.
Может пригодиться: как перевести работника на другую работу без его согласия.
В каких случаях заключение не требуется
Появились новые пункты трудового договора, не требующие подписания специального соглашения. Статья 57 ТК РФ перечисляет исчерпывающий перечень существенных условий, при согласовании которых требуется составление. Но иногда меняются и другие параметры, не требующие отдельного согласования, а именно:
- Юридический адрес работодателя;
- Сведения о работодателе;
- Адрес сотрудника;
- Смена генерального директора.
Новое имя или фамилия гражданина не является основанием для заключения с ним договора, так как в этом случае в организации издается специальный приказ. Важно, чтобы на момент заключения начальной версии ТД ее данные были актуальными.
Отдельным случаем является оформление трудового договора с дополнительным соглашением при приеме на работу. Обычно этот вариант используется, когда к стандартному содержанию трудового договора, который действует практически для всех членов коллектива, необходимо добавить дополнительные особые условия для конкретного человека или его должности. Например, обязательство не разглашать служебную информацию, ответственность или соглашение о отдельной выплате в случае увольнения.
Что заключить: новый ТД или дополнительное соглашение
Иногда необходимо внести столько корректировок, что проще составить ТД в новой редакции. Неосведомленные сотрудники считают, что в таких ситуациях необходимо будет заново заключать новый ТД. Но это не практично. Для его переоформления вам придется расторгнуть первоначальную версию документа. А это неоправданные кадровые хлопоты: прерывание трудового стажа и, по сути, увольнение (новые записи в личном деле, трудовой книжке и т.п.).
Закон предусмотрел, что в подобных ситуациях наиболее удобным способом решения вопроса является заключение с работником дополнительного соглашения. Если изменения незначительные, то оформляйте их стандартным способом. Если их много, то в преамбуле отметить, что стороны изложили ТД в новой редакции.
Какая ответственность за неправильное оформление дополнительного соглашения
Ответственность за нарушения и неисполнение дополнительных соглашений такая же, как и для ТД. За ненадлежащее исполнение или несоблюдение договора имеет право наказать не только компания, но и кадровик, его оформивший. За ошибки в документах штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:
- Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - от 1000 до 5000 рублей;
- Для юридического лица - от 30 000 до 50 000 руб.
Если нарушения будут повторяться, то наказание будет ужесточено. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - от 10 000 до 20 000 рублей (либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет - за ответственного работника). Для юридического лица - от 50 000 до 70 000 руб.
Где исправить, как и сколько хранить новое доп соглашение
После того, как документ составлен и подписан обеими сторонами, об этом делается отметка в реестре трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним (если таковой ведется).
Когда договор прошел все этапы оформления, он отправляется на хранение в отдел кадров компании. Документ прилагается в отдельную папку вместе с основным трудовым договором. Эти документы находятся там за весь период, пока сотрудник работает в компании.
Если сотрудник увольняется, то кадровики имеют право перенаправить его в архив компании. Хранится он там в течение срока, который обычно указывается в ЛНА на такие документы в течение срока, предусмотренного законодательством РФ.