Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Какие документы пригодятся для восстановления

Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:

• Реквизиты приказов о приеме и увольнении, переводе с должности;
• Приказы (распоряжения) и выписки из них;
• Справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
• Личные кабинеты;
• Личные дела и карточки;
• Учетная документация по заработной плате;
• Союзная карта и др.;
• Архивные справки, если организация больше не существует; судебные решения об установлении трудового стажа.

Основные правила

Дубликат – это документ, идентичный оригиналу. Является дубликатом без существенных отличий (п. 22 п. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется форма ТЗ, утвержденная п. 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

Перечислим правила, по которым заполняется дубликат трудовой книжки:

• Это не копия, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
• Исключение - информация, оказавшаяся недостоверной, в новую версию не вносится;
• Вводятся личные данные о сотруднике;
• Списки занимаемых должностей и должностей;
• Исправлены внутренние переводы, переименования, награды и штрафы;
• Вносятся сведения о локальных документах-основаниях изменения и прекращения трудовых отношений.

В новую рабочую книгу не включаются следующие данные:

• Что не может быть задокументировано;
• Неточные, ошибочные и ненадежные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и предоставить сотруднику новый документ в течение 15 дней (п. 31 правил):

1. Подготовьте новую форму.
2. Делайте правильные записи.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для ее получения работник должен обратиться к бывшему работодателю с заявлением в произвольной форме – в содержательной части указывается причина потери. Вот как выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

• Кадровой службе соблюдать нормативные сроки регистрации;
• Обоснуйте использование формы и сделайте запись в бухгалтерской книге;
• Руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение закона (ст. 5.27 КоАП).

Шаг 2. При заполнении новой формы помните о правилах ввода данных в титульную страницу и другие разделы. На титульном листе новой формы:

• Напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
• В левом верхнем углу делается отметка, удостоверенная подписью ответственного лица и печатью, о дате выдачи, причине (утрате) и порядковом номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 г. в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
• Внесите информацию, актуальную на день регистрации - фамилию, имя, отчество и т.д. (дубликат данных о предыдущих изменениях делать не нужно (п. 2.1 инструкции)).

На оригинале (если он сохранился) сделать отметку о том, что вместо него выдан дубликат (например, в ситуации, когда одна из записей признана недействительной). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и других причинах:

В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

• Рассчитать общий стаж за весь период работы;
• Не указывать интервал работы на вашем предприятии;
• Даты приема и увольнения проставляются в графе 2, порядковый номер записи - в графе 1;
• В хронологическом порядке последовательно внесите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
• Введите информацию о работе на вашем предприятии по общим правилам;
• В графу 4 внесите данные о справках, копиях приказов или других документов, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил, как сделать дубликат трудовой книжки в случае утери и других причин:

1. Каждая запись, сделанная подписями уполномоченных лиц, не заверяется.
2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
3. Последующие данные о трудоустройстве у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3. Выдать документ заявителю в следующем порядке:

1. Внести сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Снять с регистрации оригинал (при необходимости).
3. Выдайте новую форму владельцу под расписку.

Стоимость регистрации

Стоимость бланка не взимается в следующих случаях:

• Массовая потеря оригиналов в аварийных ситуациях;
• Если ошибки были допущены ответственным сотрудником при первичном заполнении;
• Ущерб не по вине работника.

Вместо поврежденного кадровика он обязан бесплатно заполнить другой бланк трудовой книжки на работника. Во всех остальных случаях расходы возмещаются работником при получении замены (п. 47 правил).

Можно ли иметь два

Прямого запрета на одновременное существование двух видов труда нет. В ПФР предупредили: при совпадении нескольких периодов стажа будет учитываться только один по выбору страхователя (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).

Законодательная база

Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц – эти вопросы регулируются законодательством:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации - ст. 66.
2. Правила поведения..., утв. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225.
3. Инструкция по заполнению..., утв. Приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Руководитель назначает лицо, ответственное за работу с книгами и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК РФ, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225). За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК РФ). Уголовный кодекс).