При необходимости
Передаточный акт целесообразно оформлять всякий раз, когда необходимо подтвердить передачу объекта от одного лица к другому:
- При исполнении договора купли-продажи: страхует продавца от возможных обвинений покупателя в недоставке товара. Особенно важно его оформление, если по соглашению сторон оплата товара производится не сразу, а в рассрочку;
- При передаче вещи на хранение другому лицу: в передаточном документе фиксируется переход ответственности за утрату вещи или причиненный ей ущерб к хранителю;
- При передаче вещи другому лицу для того, чтобы он совершил с ней какие-либо действия, например, продал ее;
- Когда работодатель придает работнику материальную ценность.
Требования к получению
К передаточному документу предъявляются следующие требования:
- Он должен быть либо полностью написан от руки, либо выдавший его гражданин должен собственноручно заполнить поля бланка документа;
- В документе должен быть четкий перечень передаваемых предметов, описанный таким образом, чтобы их можно было идентифицировать – чем больше будет указано отдельных признаков, тем лучше;
- Допускается указывать стоимость передаваемого предмета;
- В интересах лица, получающего вещь, описать в квитанции дефекты и повреждения, имеющиеся у него на момент передачи;
- Все числовые значения необходимо записывать дополнительными словами;
- Пробелы, свободные строки не допускаются, что позволит внести в документ что-то дополнительное после его выдачи. Если гражданин заполняет бланк и в нем есть свободные строки, их следует зачеркнуть ручкой;
- Состав участников должен быть хорошо виден из текста: выдавший документ должен написать ФИО. и паспортные данные свои и гражданина, у которого он принимает вещь. Если перевод осуществляется в рамках рабочих отношений, должны быть указаны позиции обеих сторон;
- Допустимо указать дополнительные условия взаимоотношений сторон, например, какие обязательства у них возникают в связи с передачей, когда вещь должна быть возвращена и какая ответственность возникнет в случае невозврата.
Инструкции по компиляции
Образец квитанции о получении вещи оформляется на чистом листе бумаги любого формата.
Вверху листа пишется название документа, строкой ниже, в левом конце строки город, в котором составлен документ, и дата справа. Отступив еще одну строчку, можно приступать к написанию основного содержания.
Текст начинается со слова «Я», после чего гражданин, оформляющий документ, указывает ФИО, паспортные данные, адрес проживания и, при необходимости, должность. Обозначив свое лицо, составитель должен написать, что именно он принял от другого гражданина или организации. ФИО, паспортные данные и адрес отправителя должны быть указаны полностью.
Далее следует подробное описание передаваемого объекта: наименование, стоимость, артикул, технические данные, текущее состояние. Чем подробнее описан объект, тем лучше. При написании этого раздела принимающая сторона должна детально осмотреть товар и зафиксировать все его дефекты и повреждения.
Указывается цель передачи: в имущество в рамках исполнения договора купли-продажи, на хранение, для продажи, для использования в работе. Квитанция о приеме оборудования во временное пользование должна содержать допустимые способы и цели использования.
Вы можете закончить документ о передаче, указав, когда вещь будет возвращена, если ожидается, что она будет возвращена.
Составитель текста подписывает его личной подписью и передает получателю.
Для дополнительной защиты прав составителя квитанции необходимо сделать копию готового документа, которая останется у составителя. При передаче на копию, которая остается у ее составителя, получатель документа должен поставить отметку о принятии и о соответствии копии оригиналу.
Образец квитанции о приеме товара
ЧЕК
Санкт-Петербург
19.07.2019
Я, Иванов Иван Иванович, 01.01.1973 г.р., паспорт серии 12 34 № 567898, выдан ТП № 33 УФМС по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, 10.01.2018, проживающий по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Петербург, ул. Честная, д. 1, кв. 1, получено от Петрова Петра Петровича, 01.01.1970 г.р., паспорт серии 98 76 № 543210, выдан ТП № 60 УФМС по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, 10 января 2015 г., проживающего по адресу: адрес: Санкт-Петербург, ул. Доверие, д. 1, кв. 2, ноутбук Toshiba Satellite R630-145 черного цвета для временного хранения.
На момент передачи ноутбук имеет царапину в правом верхнем углу экрана, отсутствует клавиша Enter на клавиатуре.
Обязуюсь вернуть ноутбук не позднее 01.09.2019.
Иванов И.И. ___________________
Сколько хранить
Срок хранения квитанции зависит от целей, поставленных сторонами.
Если вещь передана на хранение и будет возвращена собственнику, передаточная бумага хранится у него до момента возврата ему вещи. После этого оно либо уничтожается, либо передается подавшему его гражданину.
Если расписка обеспечивает передачу товара по договору купли-продажи, продавец должен сохранять ее до истечения как минимум трехлетнего срока исковой давности. Если у покупателя впоследствии возникнут претензии в связи с переданной вещью, с помощью квитанции, фиксирующей состояние вещи на момент продажи, продавец сможет доказать, что покупатель сознательно приобрел вещь в одном состоянии или еще один.