Виды и отличия деловых писем
Деловая переписка получила широкое распространение, так как помогает устанавливать и регулировать отношения по разным поводам. Передача информации стала проще, в обиход вошли электронная почта и мессенджеры. Наравне с ней используется обычная почта, поэтому образец письма от организации к организации используется для различных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых отношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т. д.
Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:
- Гарантия выполнения текущих или будущих обязательств. Для него характерны такие формулировки: «Прошу загрузить, гарантирую платеж» или «Долг признаю, платеж гарантирую до…»;
- Коммерческое предложение, реклама услуг, работ или товаров, конкретное предложение о сотрудничестве;
- Запрос или просьба о высылке информации, документации и т. д. Начинается со слова «Пожалуйста», «Пожалуйста»;
- Приглашение на мероприятие, конференцию, встречу, совещание;
- Уведомление - отчетная информация, факты, например, уведомление об изменении реквизитов;
- Работа с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
- Напоминание, например, о встрече или сроке оплаты;
- Сопровождение, например, описи инвестиций;
- Поздравление;
- Требование выполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.
Другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане) вправе обратиться в организацию.
Правила написания и типичные ошибки
Единых форм на все случаи нет, но есть правила и рекомендации документооборота:
- Составьте его на фирменном бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресат;
- Используйте стандартную структуру: адресная часть, описательная часть, подпись и дата, а также размещение этих сведений на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и заголовок по центру, подпись и дата отделены от основного текста;
- Разбейте основной текст на абзацы, чтобы его было легче читать, используйте списки и жирный шрифт;
- Использовать в обращении имя и отчество руководителя;
- Укажите исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсудить интересующие его вопросы;
- Документацию рекомендуется отправить к определенной дате экспресс-почтой.
Например, шаблон представляет собой образец того, как написано официальное письмо:
Распространенные ошибки:
- Нет темы. Если основной текст состоит из более чем одного абзаца, рекомендуется указывать его тему в левом верхнем углу, чтобы было понятно, о чем идет речь, и чтобы можно было найти ее позже;
- Использование обезличенных адресов;
- Использование сленга;
- Личные вопросы;
- Ошибки в именах, названиях, реквизитах;
- Требовательный тон;
- Стойкие рекламные слоганы;
- Грамматические ошибки.
Правила оформления по ГОСТу и без него
Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регламентирует. Организация вправе разработать собственную унифицированную форму. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендательными, а не обязательными требованиями.
ГОСТ перечисляет 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию можно использовать в делопроизводстве.
Основные детали по ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- Заголовок или тема — кратко сообщает, о чем письмо, находится вверху слева;
- Обращение к адресату – в центре;
- Преамбула – вступительная часть, знакомящая адресата с существом дела;
- Основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
- Заключение, заключение или, например, призыв к действию, если это реклама;
- Подпись.
К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прайс-листы, копии, фотографии и т.д.
Основные правила компиляции:
- Используйте достоверную информацию;
- Преподносить информацию кратко и ясно;
- Используйте деловой стиль;
- Не используйте сокращения, даже общеупотребительные;
- Не используйте исправления.
На практике принято, что одной теме посвящено одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один контракт, допускается сразу излагать замечания по всем пунктам.
Образцы
Образец, как написать апелляционное письмо:
| Общество с ограниченной ответственностью «Клубтк.ру» 123456, г. Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111 Директор ООО "Статус" Китова Н.Н. Приглашение на выставку продукции Уважаемая Нина Николаевна! Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельхозпроизводителей Ленинградской области, которая состоится 24 октября 2020 года по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции для оценки, отбора и заключения договоров поставки. Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдаться все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выданы средства индивидуальной защиты – респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами. Генеральный директор ООО «Клуб.ру» Воронов А.В. Вороны Исполнитель Иванов И.И. Тел/факс (812)7121212, Электронная почта: [email protected], http://www.clubtk.ru |
Образец, как написать официальное письмо:
| Директор ООО Клубтк.ру СРЕДНИЙ. Воронов 123456, г. Санкт-Петербург, Он Правды, д. 1 От индивидуального предпринимателя Ivanov Ivan Ivanovich Санкт-Петербург, ул. Истин, д. 3 Уважаемый Андрей Викторович! Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения площадью 20-30 кв.м по адресу: г. Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, для размещения цветочного магазина. Вышлите, пожалуйста, образец договора аренды для ознакомления. Иванов И.И. Т. (819) 555-333, e-mail: [email protected] |
Как написать деловое письмо
В электронной документации меньше требований к формализации; рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).
Структура:
- Тема;
- Привет;
- Краткий текст (допускается вложение в документ);
- Подпись.
При регистрации заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.
Правила составления:
- Чтобы исключить рассылки в папку «Спам», в настройках укажите название организации в адресе электронной почты;
- Поле «Тема» заполните исчерпывающе, но кратко;
- Приветствие пишется в обычной форме;
- В электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить в приложении. Не дублируйте информацию;
- Укажите в подписи должность, фамилию, имя, отчество, наименование организации, реквизиты.
Сохраните письмо и выделите, если оно имеет особое значение.