Зачем нужна расписка о приеме документов?
Расписка нужна для того, чтобы и работодатель, и исполнитель могли защитить свои права в будущем и избежать судебных исков. На данный момент именно она является единственным документом, подтверждающим факт выдачи (получения) тех или иных бумаг. Например, работник потерял трудовую книжку, во избежание получения санкций он может заявить, что работодатель ее ему не возвращал (не выдавал).
Или наоборот работодатель потерял часть хранимых документов или просто не все отдал. Но при отсутствии квитанции сотрудник никак не сможет это доказать. Таким образом, документ, подписанный обеими сторонами, является гарантией того, что невиновная сторона по небрежности другой не понесет никакой ответственности.
Что говорит закон?
Согласно части 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ работнику выдается:
- Трудовая книжка;
- Заработная плата за последние два года (форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182 н);
- Сведения о трудовом стаже и уплате страховых взносов (форма СЗВ-М);
- Медицинская книжка.
Важный! На справке о выплате заработной платы обязательно ставится печать предприятия, если ее нет, прилагаются копии других расчетных ведомостей.
Работник также может потребовать копии различных документов, например, приказа о приеме на работу и увольнении. Работодатель обязан их оформить в соответствии со статьями 69 и 84.1 ТК РФ. Также работник вправе в соответствии со статьей 89 ТК РФ запросить информацию, содержащую его персональные данные, если это не противоречит статье 14 (пункт 8) Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152- ФЗ.
Что делать, если увольняющийся сотрудник не смог присутствовать на рабочем месте в последний день, например, по болезни или находился в командировке. Тогда компания должна отправить ему уведомление. В нем она должна сообщить о необходимости явки для того, чтобы забрать все материалы и вещи, которые необходимо вернуть ему при увольнении или попросить выслать согласие на отправку их по почте.
Важный! С момента направления уведомления работодатель не несет ответственности за их задержку и выдачу. Если работодатель получил письменное разрешение на отправку вышеуказанного по почте, то он должен сделать это в течение 3 дней. Если работодатель не вернул их в этот срок, заявитель имеет полное право обратиться в такие органы, как трудовая инспекция, прокуратура и суд.
Известны случаи, когда лицо, расторгающее договор, не забрало свои бумаги (болезнь, переезд, изменение обстоятельств и т.п.). При этом он должен знать, что компания обязана хранить их в течение всего срока, отведенного на хранение документов. А все личные бумаги, не полученные по тем или иным причинам, хранятся до востребования 75 лет.
За ними может обратиться он сам или его родственники (наследники), доверенные лица, если он тяжело болен, умер или по другим уважительным причинам не может лично их забрать. В таких случаях от них потребуется написать расписку, которая затем прилагается к делу, как подтверждение получения документов.
Квитанция оформляется в обычной свободной форме, придерживаясь приведенного выше шаблона. В этом случае лучше, чтобы расписка была написана от руки. Если претензии будут предъявлены, у работодателя будет больше доказательств.
Также одним из фактов, подтверждающих получение документов, является акт приема-передачи, который составляется на бланке организации. В нем указаны все данные о лицах, присутствовавших при передаче, и их подписи, реквизиты организации.
Правила и требования к оформлению квитанции
Подтверждением того, что работник получил перечисленные бумаги, во избежание дальнейших разбирательств, споров и выяснений является расписка (подтверждение). Для него нет универсально разработанного шаблона, поэтому он составляется в свободной форме. Но он должен содержать следующую информацию:
- Наименование организации, в которой работал сотрудник;
- Наименование заполняемой бумаги (квитанция, подтверждение и т.п.);
- Дата написания расписки (должна совпадать с датой увольнения);
- Список всех документов, справок и прочего, что было получено;
- Подпись с полным именем и фамилией подписавшего.
Пример квитанции:
Генеральному директору
ЗОО "Тартисас"
V. N. Albatrosov
От генерального директора компании
Х. В. Копрыгина
Подтверждение
Москва ХХ.ХХ.ХХХХ
Заявляю, что в связи с тем, что прекратил работу в данной организации и руководствуясь пунктом 3 части 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, мною получены копии отчетов от работодателя:
– форма СЗВ-М на период работы на 20 листах;
- форма РСВ-1 на период работы на 20 листах.
Всего: 40 страниц.
Генеральный директор компании ____________ Х. В. Копрыгин
Документы исполнителя, которые хранятся у работодателя, могут быть оформлены:
- Если договор расторгнут; в этом случае они выдаются в последний день работы;
- По желанию собственника, для представления в соответствующие органы для получения социальных пособий.
Если сдаются оригиналы, в таких случаях необходимо выдать расписку (подтверждение). При выдаче копии расписка не требуется.
Может ли работодатель отказать в выдаче документов:
Работодатель не имеет права не выдавать документы, если они запрошены. Сделать это он может только в двух случаях: нет предмета выдачи (никто не пришел их получать) или человек сам не хочет забрать их лично.
В первом случае менеджер присылает письменное уведомление по почте (об этом см. выше). Во-вторых, это проблемы самого работника.
Если по каким-то причинам работодатель не выдает документы, то прежде чем обращаться в соответствующие органы, следует попытаться решить этот вопрос мирным путем и уговорить работодателя вернуть их. В первую очередь нужно обратиться в трудовую инспекцию. Суд заявление сразу не примет, как и прокуратура. Но, как правило, достаточно обычного обращения в инспекцию.
Если в невыдаче бумаг будет установлена вина работодателя, то он получит за это штраф. И работодатель должен знать, что он должен вернуть работодателю необходимые бумаги в любом случае, даже если он не выполнил все обязательства перед компанией на момент увольнения.
Связанное видео: