Для кого обязательно
Обязанность вести журнал прихода и выхода не установлена, она вводится локальными нормативными актами организации. Приказом Минтранса № 296 от 08.08.2018 установлено, что все компании, владеющие транспортными средствами, перед выездом должны вести журнал технического осмотра транспортных средств, но это другая форма. Эта отчетность обязательна для всех организаций, даже если транспортные средства используются исключительно для личных нужд и в небольших количествах.
Форма, отражающая прибытие транспортного средства на территорию предприятия и его выезд, рекомендуется для организаций, эксплуатирующих опасные производственные объекты. На такие организации распространяется обязательство по ст. 9 ФЗ-116 от 21.07.1997 для предотвращения проникновения посторонних лиц на опасный объект предприятия. Учет въезда и выезда автомобилей с указанием цели посещения и времени выезда (журнал въезда и выезда автомобилей на территорию) в комплексе с другими мероприятиями позволит исключить бесконтрольный въезд на территорию предприятия.
Отсутствие такого учетного документа не является основанием для наложения санкций со стороны контролирующих органов, так как он не входит в состав первичных учетных документов.
Форма
Так как обязанность его ведения не установлена, унифицированная форма журнала при оставлении автомобиля в 2020 году не введена. Каждая организация вправе разработать свою форму, наиболее удобную для использования. Общепринятая форма не является обязательной и может быть изменена.
Форму любого внутреннего документа, в том числе журнала отправления и прибытия транспорта под охрану, рекомендуется утверждать внутренним локальным актом, входящим в номенклатуру. Сотрудники, ответственные за его ведение (охранники, диспетчеры), знакомятся с ЛНА под роспись, обязанность его заполнения отмечается в их трудовых договорах и должностных инструкциях.
Порядок заполнения
На титульном листе пишется наименование предприятия, техническое задание. Стандартная форма включает в себя следующие реквизиты:
- Число;
- Свидание;
- Марка и номерной знак транспортного средства;
- Водительский паспорт или водительское удостоверение;
- Наименование организации - собственника транспортного средства;
- Цель входа;
- Время входа и выхода (часы и минуты);
- Подпись охранника или сотрудника, впустившего или выпустившего транспортное средство;
- Заметки.
Количество и содержимое столбцов можно изменить.
На практике существует стандартная инструкция, как правильно вести журнал выездов водителей:
- Распечатать бланк для заполнения сотрудниками при прохождении транспортных средств и для проставления подписи;
- Бланк рекомендуется заказывать в полиграфических организациях, чтобы им было удобно пользоваться и хранить;
- Включите для удобства сразу несколько десятков страниц;
- Пронумеровать листы и прошить их, указать количество страниц на прошивке, поставить подпись ответственного лица;
- По окончании одного экземпляра проставить даты начала и окончания его ведения, подпись ответственного лица и сдать в архив предприятия;
- Заполняйте и меняйте по мере необходимости.
Поскольку данная форма не является первичным учетным документом, сроки ее хранения не регламентируются, они указываются в ЛНА. Документация хранится в подразделении, работники которого ведут ее, а затем в архиве до тех пор, пока потребность не будет пройдена или не истечет срок, установленный в ЛНА.
Образец
Образец журнала выезда автомобиля с линии и возвращения с линии.
| ЖУРНАЛ Оформление въезда и выезда транспортных средств на территорию ООО «ППТ.ру» Начало 15 октября 2020 г. Завершено 15 октября 2020 г. Ответственный за техническое обслуживание: заместитель начальника поста охраны П.П. Петров
|
Образец журнала въезда и выезда транспортных средств