Не принимают электронные больничные: что делать в 2023 году

Что такое электронный больничный

Возможность оформить электронный вариант вместо традиционного бумажного листка нетрудоспособности появилась еще в 2017 году. Однако массовые электронные больничные начали выдавать с конца 2018 года. Согласно Письму ФСС от 11 августа 2017 года , они имеют равную юридическую силу с бумажными больничными листами и выдаются по желанию застрахованных лиц.

Электронный больничный лист аналогичен бумажному варианту. Заполняется на ЭВМ и вносится в Единую интегрированную информационную систему «Соцстрах». По замыслу создателей, такая форма практически исключает риски, связанные с утерей, повреждением или подделкой документа. Информация хранится в базе данных ФСС и может запрашиваться неоднократно. В процессе заполнения, до сохранения документа, в него могут быть внесены изменения, что снижает вероятность ошибок.

Для того чтобы работник получил выплаты по больничному листу, ему достаточно сообщить работодателю номер документа. По нему и по СНИЛС работника компания получает доступ к электронной версии листка нетрудоспособности. Бухгалтер или кадровик вносит свою часть информации, как и при заполнении традиционного бумажного варианта. Когда все готово, данные сохраняются, а больничный лист автоматически вносится в систему документооборота ФСС. При этом подлинность и достоверность данных подтверждается ЭЦП ответственного лица.

Удобство электронной версии еще и в том, что сотрудник, имеющий личный кабинет на сайте Госуслуги, может видеть начисленные суммы и статус платежей.

Как проходит больничный

При обращении человека в медицинское учреждение врач должен уточнить, в какой форме он хочет оформить больничный лист. Если пациент согласен на электронный вариант листка нетрудоспособности, алгоритм выглядит следующим образом:

• Лицо подтверждает в письменной форме свое согласие на оформление электронного больничного листа;
• Врач открывает документ и вносит его в базу данных ФСС. На данном этапе доступ к нему имеет только медицинское учреждение, работодатель и сам пациент не могут увидеть больничный лист, даже если у них есть номер документа;
• После восстановления документ закрывается, и он попадает в общий доступ;
• Сотрудник сообщает номер электронного больничного на работе;
• Бухгалтер находит его в личном кабинете с помощью фильтров: ФИО работника, его СНИЛС, статус документа, при необходимости проверяет подлинность (хотя подделать электронную версию практически невозможно) и вносит нужные сведения : данные о работнике и организации, страховой стаж, расчет суммы выплат;
• После сохранения изменений данные автоматически поступают в ФСС, которая впоследствии компенсирует больничные.

В плане оформления заполнение электронной версии документа ничем не отличается от бумажной, но рабочий процесс проходит быстрее, а риск потери или порчи больничного листа сведен к минимуму. Поэтому сейчас ФСС активно агитирует работодателей присоединиться к системе социального страхования.

Для самих рабочих тоже нет большой разницы. При этом, если они по каким-то причинам не выходят на работу после закрытия больничного (продолжают болеть, находятся в отпуске, уволились из компании и т.д.), им не нужно приходить в компанию и передавать информацию лично . Поскольку физического больничного листа нет, а доступ к нему есть через интернет, достаточно указать номер документа любым способом – по телефону, через мессенджеры, по электронной почте.

Почему не принимают электронные больничные

Причин для отказа в принятии электронной версии листа нетрудоспособности несколько. Самая распространенная – компания не подключена к электронному документообороту ФСС и не имеет технической возможности оформить больничный лист. Поскольку подключение к электронным услугам пока не является обязательным, организация вправе отказать в этом. Затем нужно будет обратиться в медицинское учреждение и попросить бумажный вариант документа. В этом случае врач сделает отметку о недействительности в электронном варианте.

Что делать в такой ситуации, однозначного ответа нет. Из Письма ФСС следует, что право выбора формы больничного листа принадлежит работнику. Таким образом, можно сделать вывод, что его просьба о замене электронной версии бумажной должна быть удовлетворена. В случае отказа можно написать жалобу на имя главврача больницы. Однако в том же Письме указано, что медицинская организация имеет право заменить электронную версию на бумажную, но не сказано, что она обязана это сделать.

В самой ФСС поясняют, что если организация технически не может принять электронный больничный, документ оформляется в бумажном виде. Однако для начала нужно убедиться, что такой возможности действительно не существует. С середины 2018 года в некоторые бухгалтерские программы встроены необходимые сервисы, поэтому иногда можно заполнить электронную версию документов без дополнительной регистрации в системе.

Как компаниям подключиться к системе электронного взаимодействия с ФСС

Регистрация проходит через портал Госуслуг. Однако предварительно необходимо сделать электронную цифровую подпись (ЭЦП) сотруднику, который занимается оформлением больничного листа. Для этого необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. При наличии такой подписи стоит дополнительно уточнить, совместима ли она с личным кабинетом на сайте ФСС. Затем нужно заключить договор об обмене информацией с ФСС. Для этого необходимо обратиться в местное отделение и подписать договор.

Для получения доступа к сервису директор компании должен зарегистрировать компанию на сайте Госуслуги в личном кабинете от имени физического лица. После этого он имеет возможность войти в личный кабинет застрахованного, используя свой логин и пароль. Если оформлением больничного листа занимается другое лицо, директор должен позаботиться о доступе и для него. Для этого на портале есть возможность добавить сотрудника в личный кабинет и отправить ему приглашение, дающее ему право доступа к информации.

При этом подключение к системе электронного документооборота не требуется. Однако если компания воздержится от этого шага, желательно предупредить об этом сотрудников и попросить оформить больничный лист в бумажном виде.