Кадровая документация для трудоустройства
Для начала рассмотрим алгоритм приема на работу нового сотрудника и представим весь пакет документов, который его сопровождает. Ведь прежде чем разбирать сам шаблон приказа о приеме на работу, нам необходимо понять, на основании каких документов он может быть составлен и что необходимо иметь на руках кадровику перед тем, как приступить к оформлению нового работника.
Итак, организация провела необходимые собеседования и выбрала достойного кандидата для трудоустройства в качестве специалиста отдела продаж. Будущий сотрудник компании принес свои документы в отдел кадров и написал заявление о приеме на работу на имя руководителя. В этот момент многие кадровики старой закалки начинают печатать приказ, указывая в качестве основания именно это заявление. Сегодня это самая распространенная ошибка в HR. Да, заявление кандидата действительно можно упомянуть в приказе, но только как дополнительный документ, основанием для издания локального нормативного акта об организации является только заключенный трудовой договор. Только после его утверждения и заключения можно удостоверить факт трудоустройства, и только после этого оформлять учетную карточку и открывать лицевой счет в бухгалтерии.
Комплект первичной кадровой документации на каждого работника формируется в следующем порядке:
- Заявление о приеме.
- Трудовой договор.
- Приказ о приеме.
- Личный кабинет сотрудника.
- Запись в трудовой книжке.
Все эти формы заполняются именно в таком порядке, хотя чаще всего это все происходит в один и тот же день, поэтому все записи и документы имеют одинаковую дату, если только заявление не может быть оформлено раньше.
Образец приказа о приеме на работу: как написать без ошибок
После того, как мы разобрались с последовательностью оформления документов, можно более подробно остановиться на самом приказе о приеме на работу. Этот внутренний административно-правовой акт может быть составлен двумя способами, каждый из которых допустим и законен:
- По унифицированной форме (формы № Т-1 и Т-1а, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1);
- В свободной текстовой форме.
Единые первичные учетные документы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 года. Об этом говорится в информации Минфина России N ПЗ-10/2012. Однако те работодатели, которых это устраивает, могут продолжать их применять. Если документ оформляется в виде текста, а не таблицы, в нем необходимо указать все необходимые данные. Хотя Трудовой кодекс прямо не регламентирует правила внутреннего распорядка организации, образец приказа о приеме на работу должен обязательно содержать ряд сведений, без которых он может быть признан недействительным. Это включает:
- Данные об административном действии (в нашем случае приказ);
- Фамилия, имя и отчество работника, работающего в организации;
- Должность (профессия), по которой будет работать сотрудник;
- Наименование отдела или подразделения организации;
- Порядок оплаты труда и оклада (можно обратиться к штатному расписанию);
- Испытательный срок и его условия (при необходимости);
- Сведения о трудовом договоре с работником;
- Дата, с которой новый сотрудник должен приступить к исполнению должностных обязанностей.
Остальные сведения работодатель может указать по своему желанию. Как и каждый нормативный акт, приказ должен иметь номер и дату составления, а также подпись лица, его издавшего. Не возбраняется выдавать одним приказом сразу нескольких новых сотрудников, если они приняты на работу в один день. При этом по каждому из них должны быть указаны все вышеперечисленные сведения. Например:
В нижней части документа каждый из работников должен поставить свою подпись об ознакомлении с приказом. Реквизиты этого приказа должны быть указаны в трудовой книжке.
Если в организации используется унифицированная форма, то оформить документ намного проще, так как в него нужно лишь внести недостающие сведения. Правда, такая форма содержит некоторые сведения, которые могут не указываться в произвольном документе, например, точный размер оклада, табельный номер работника. Бланк № Т-1 удобно всегда держать под рукой - например, в папке шаблонов наиболее популярных кадровых документов на компьютере, для этого его достаточно один раз скачать - бланк приказа о приеме на работу послужит вам на протяжении много лет.
Форма № Т-1а предназначена для регистрации группы сотрудников, содержит одинаковые графы для нескольких человек. Его тоже можно скачать - приказ о приеме на работу Т-1а удобен при массовом приеме на работу.
Отдельно нужно обратить внимание на то, что в некоторых случаях заказ имеет ряд особенностей. Например, при оформлении совместителей или при заключении срочного трудового договора. Все эти нюансы непременно должны быть указаны в документе. Особое внимание следует уделить вопросу регистрации несовершеннолетних работников. Остановимся на этом подробнее.
Заявление о приеме на работу несовершеннолетнего
Прием на работу несовершеннолетних, то есть лиц, не достигших 16-летнего возраста, возможен только с согласия их законных представителей: родителей или опекунов, предусмотренных статьей 63 ТК РФ. Кроме того, для того, чтобы лица, не достигшие 18-летнего возраста, могли выйти на работу, они, согласно нормам статьи 69 ТК РФ, должны предоставить результаты предварительного медицинского освидетельствования, которое работодатель должен платить. Только при наличии этих документов у несовершеннолетнего возможно заключение трудового договора и издание приказа на его основании.
Такие лица могут привлекаться только к легким работам, не связанным с вредными и опасными производственными факторами. Запрещается также перенос тяжестей и другая работа, которая, как указано в статье 265 ТК РФ, может нанести вред здоровью и нравственному развитию подростка. Статья 70 ТК РФ запрещает устанавливать испытательный срок несовершеннолетним. Все это необходимо соблюдать в трудовом договоре, а также отражать в приказе. Отдельно в документе должна быть указана продолжительность рабочего времени такого работника, которая в силу требований статьи 94 ТК РФ не может быть более:
- 5 часов - для лиц в возрасте от 15 до 16 лет;
- 7 часов - для лиц в возрасте от 16 до 18 лет.
Дети до 15 лет могут работать не более 2,5 часов в день, так как предполагается совмещение работы и учебы. Исключается направление таких лиц в командировки и привлечение их к работе в нерабочее время, в том числе в праздничные и выходные дни. В остальном образец приказа о приеме на работу несовершеннолетнего не отличается от обычного внутреннего нормативного акта кадрового характера.