Документы необходимые для записи в трудовую книжку
Основным документом, который требуется для того, чтобы сделать запись о приеме на работу в трудовую книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым сотрудником заключается трудовой договор. Он является основанием для издания локального акта - приказа по личному составу с указанием данных работника, должности и подразделения, куда он принят.
Для правильного внесения сведений в трудовую книжку кадровику необходимы следующие личные документы вновь принятого работника:
- Гражданский паспорт или другой документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, на котором указывается полное имя. сотрудник и дата рождения;
- Документ об окончании учебного заведения - для специалистов, принятых на работу после вузов и колледжей, запись в этом документе делается строкой над записью о приеме на работу;
- Приказ о приеме на работу нового работника, составленный на основании договора и подписанный руководителем организации, - прописать его номер и дату.
В ситуации, когда на работу выходит сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить подтверждающий документ, например, свидетельство о браке.
Гражданам, отслужившим в армии и впервые пришедшим на работу, при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в нем будет строка с информацией об услуге.
Правила внесения записей в трудовую книжку
Соблюдение требований Инструкции, содержащей нормы заполнения документа о трудовой деятельности, обязательно для всех работодателей. Он содержит правила внесения записей, которые вносятся:
- Допускается шариковая ручка или темные гелевые чернила, перьевая ручка. Можно использовать только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
- На основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полном соблюдении его;
- Наименование организации указывается полностью или сокращенно, как это разрешено Уставом, данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номере документа переносятся из приказа;
- Без сокращения;
- Наименование работодателя должно быть записано со строки над основной записью с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
- В трудовых книжках не должно быть знаков препинания;
- Вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.
Особое внимание необходимо обратить в том случае, когда должность попадает в списки на право досрочного назначения пенсии. Он должен быть правильно назван в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись сделана неправильно, гражданину придется доказывать, что он наработал стаж, подпадающий под льготные категории.
Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенлаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенлаборант» ей не соответствует. Кадровик должен обратить на это внимание и правильно ввести формулировку.
Также есть требования к заполнению графы о дате трудоустройства. В них вводятся:
- Арабские цифры;
- Дата и месяц в двузначном формате;
- Год в четырехзначном формате.
Процедура
Следуя рекомендациям, изложенным в Инструкции № 69, при оформлении трудовой книжки необходимо соблюдать порядок:
- В разделе, содержащем Сведения о работе, заполняется полное или сокращенное наименование организации, допускается проставление соответствующего штампа. Ниже указывается филиал или подразделение, где работник будет осуществлять трудовую деятельность, если это присутствует в приказе о приеме на работу;
- Строка ниже вводит номер записи по порядку (столбец 1), при этом нумерация должна быть сплошной. Если книга вводится впервые, запись будет иметь № 1;
- Далее в графе 2 в одну строку с цифрой указывается дата начала работ в строгом соответствии с изданным приказом;
- Колонка 3 содержит информацию о наименовании должности, а также отделе, куда принимается новый работник;
- Графа 4 – это место, куда вносятся сведения об основании, где вписывается слово «приказ», его дата и номер.
Данные о трудоустройстве в трудовой книжке не требуют проставления печатью организации. Между записями не должно быть пропущенных строк.
Если в записи обнаружена ошибка, ее нужно будет исправить. Но чтобы произвести его правильно:
- Запрещается вычеркивать или иным образом избавляться от записи;
- В строке ниже должен быть проставлен следующий порядковый номер, указывающий на то, что приведенная выше информация ошибочна;
- Правильная запись будет сделана под следующим номером.
При приеме на работу запись в книге производится в течение недели со дня приказа о приеме. Титульный лист может содержать более позднюю дату. При трудоустройстве первичные данные вносятся в присутствии работника. Это правило следует из пункта 8 Правил бухгалтерского учета.
Образец 2022 г.
При всей простоте оформления кадровому работнику необходимо понимать, что трудовая книжка с записями о работе является документом особой важности. Его заполнение подчиняется строгим правилам, отклонение от которых делает запись недействительной.
Гражданину, приступающему к работе впервые, трудовая книжка выдается по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой о получении книги, а также внести сумму, равную стоимости бланка.
Если книга была утеряна или повреждена, гражданин вправе обратиться с заявлением об открытии книги на новом месте работы. Предыдущие записи в этом случае не могут быть восстановлены. Гражданин обязан самостоятельно запрашивать сведения о своей трудовой деятельности в виде справок, приказов или договоров у работодателей, у которых он работал, или архивов. Их необходимо сохранить до момента обращения за пенсией и предъявить для подтверждения трудового стажа.