Как написать объяснительную записку?
Жесткие требования к структуре и форме документа законодательством не установлены. Главное – точная формулировка и правильная постановка проблемы.
Объяснение факта кражи отличается от других официальных бумаг по своей сути и структуре:
- Объяснение - изложение собственной точки зрения относительно произошедших событий;
- Меморандум - донос о нарушении;
- Разъяснительная – приложение к официальному документу с разъяснениями по каждому из пунктов;
- Памятка - просьба изменить решение руководства или рассмотреть определенную ситуацию.
Форма и документы те же. Пояснительная записка должна иметь четкую структуру и состоять из следующих пунктов:
- В шапку включаются - наименование организации, Ф.И.О соискателя и должность директора;
- Если есть приказ/уведомление руководителя с просьбой дать разъяснения, то ссылка на этот документ прилагается;
- Описание проблемы, например - украдены деньги, ценные бумаги, недостача после ревизии, вскрыты замки на складе и т.д.;
- Причины происшествия и доводы виновного;
- Ходатайство о мягком наказании без увольнения, лишения премии, привлечения правоохранительных органов;
- Дата и подпись.
Особых требований к написанию заметки нет. Он может быть написан от руки или напечатан на машинке. Опытные юристы рекомендуют исключить из документа ряд недостатков, которые могут испортить общее впечатление об авторе:
- Мятая бумага;
- Ошибки и исправления;
- Неуважительный тон голоса.
Примечание!
Для гарантии правильного оформления объяснения рекомендуется использовать образец записи из Интернета или доверить составление документа опытному юристу, предоставив ему информацию по делу.
Примеры
Когда требуется пояснительная записка, зависит от ситуации. Несколько примеров из юридической практики:
- Некомплект в магазине после проверки требует объяснений от продавца, они могут быть даны в устной или письменной форме. Последний вариант требуется крупным предприятиям, которые не могут рассматривать каждого работника в отдельности по ситуации, а взысканием долгов и претензиями занимаются кадровики;
- Кража со склада – серьезное дело, которое решается на месте или с привлечением правоохранительных органов. Первый вариант предполагает розыск виновного или взыскание с виновных, что сопровождается разъяснениями факта происшедшего и приведением аргументов в его оправдание. Если хищение имеет крупный размер, то дело передается в суд, а отметка является одним из документов, приложенных к заявлению;
- Кража по неосторожности кладовщика, работника склада или иного лица, ответственного за ключи и сигнализацию, также требует объяснения.
Примечание!
По законодательству хищение на сумму до 2500 рублей квалифицируется как административное правонарушение (мелкое хищение по ст. 7.27 КоАП РФ), а при размере ущерба более установленной планки - рассматривается как уголовное преступление по ст. 158 УК РФ.
Почему это важно делать?
От того, насколько правильно будет составлена объяснительная записка, зависит дальнейшая судьба виновного. Согласно ст. 193 ТК РФ, у работника есть 2 дня на составление документа и предъявление его по месту требования. В случае отказа или забвения работника руководитель вправе составить акт, являющийся официальным документом для правоохранительных органов и подтверждением вины ответственного лица, что повлечет наложение дисциплинарного взыскания на усмотрение работодателя. . Также записка позволяет оправдать свои поступки, если на то были веские причины:
- Пропажа ключей со склада;
- Смена рабочего места;
- Видеосъемка происходящего, на которой видно, что участником и виновником является другое лицо;
- Свидетельские показания и т.д.
Пример из судебной практики: гражданка Н. ушла с работы на 1 час раньше, не предупредив власти. За это время со склада были украдены рабочие инструменты на сумму 12 000 рублей, и на него легло обвинение. После просмотра камер наблюдения из соседнего здания было установлено, что его заместитель проник в помещение в его отсутствие, имея при себе запасные ключи от склада. Данный факт подтвердился после увольнения гражданина Н., отказавшегося писать объяснительную, что стало поводом для дисциплинарного взыскания в виде невыплаты заработной платы в размере похищенных денег и увольнения. Таким образом, спор разрешили только опытные юристы, которые предоставили информацию работодателю и помогли восстановить его доброе имя.
Итог такой ситуации - если бы органы знали, что рабочее место было оставлено без присмотра на 1 час, то они бы приняли решение в более мягкой форме, установив виновного в краже самостоятельно.
Примечание!
Если руководитель принимает решение о наказании виновного, то на основании рассмотрения разъяснений он выносит решение в виде постановления, на основании которого выносится приказ об увольнении, приказ о лишении премии, выговор, и так далее, выдается.
Если решение не обосновано, либо нарушены условия трудового договора, работник имеет право подать жалобу и обратиться за поддержкой к опытным юристам.
Совет
Чтобы правильно написать пояснительную записку по образцу, следуйте нашим советам:
- В теле документа излагайте информацию максимально подробно и корректно, чтобы не было двойного толкования изложенного;
- Разъяснение лучше продавать в 2-х экземплярах с подписью второго документа принимающей стороной;
- Срок написания записки – 2 дня с момента запроса данного документа;
- Срок привлечения к дисциплинарной ответственности – 1 месяц с момента обнаружения проступка (ч. 3 ст. 193 ТК РФ), по истечении которого руководство не вправе предъявлять требования и налагать взыскания;
- Если вина очевидна, то нет смысла что-то выдумывать и фальсифицировать. Это может только усугубить ситуацию;
- Лучше решать вопросы внутри команды, чем выносить их на всеобщее обозрение. Так, в случае кражи можно получить уголовный срок или отделаться административным штрафом. Но в обоих случаях репутации будет нанесен ущерб;
- Если вы не согласны с обвинением и уверены в своей правоте, лучше пригласить в качестве представителя квалифицированного юриста, который поможет разрешить спор и предоставит очевидные доказательства невиновности.
Составление текста записки по факту кражи и других проступков часто вызывает затруднения. Совет наших юристов – излагать обстоятельства так, как они сложились на практике. От того, насколько правдиво и правильно предоставлена информация, зависит дальнейшая судьба работника. Ложь может стать темным пятном на его репутации.
Если вина сотрудника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и придумывать какие-то оправдания бессмысленно.
Вы можете задать любой вопрос нашим юристам. К специалисту стоит обращаться вне зависимости от того, кто вы по делу – обвиняемый, подозреваемый или потерпевший. В каждом случае адвокат подскажет правильный порядок действий, изучит материалы дела и защитит ваши права.