Оформление компенсаций за жилье для сотрудников

Когда компенсируется стоимость аренды квартиры

В случае необходимости переезда работника для выполнения трудовых обязанностей работодатель обязан возместить ему расходы на переезд и обустройство на новом месте жительства за счет собственных средств (ст. 169 ТК РФ). Входит ли компенсация за аренду жилья в такие расходы, законодательство не поясняет. Работодатель вправе указать в своих локальных нормативных актах состав и порядок компенсации.

Минфин рекомендует рассматривать компенсацию на жилье работникам в составе заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме (Письмо № 03-04-06/1153 от 14.01.19).

Образец приказа: как оформить компенсацию работнику за квартплату

Документы, необходимые для возмещения

Организация вправе устанавливать оплату труда при приеме на работу работников по своему усмотрению:

1. Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
2. Установить порядок и размер возмещения расходов на аренду жилья самим работником.

Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти сделки равнозначны и имеют одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в бухгалтерском учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий со стороны контролирующих органов укажите в трудовом договоре, как выплачивается компенсация за аренду жилья.

В первом случае вам понадобятся:

• Договор аренды жилого помещения;
• Договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры работнику.

Если работник возмещает часть квартплаты или оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.

При выплате компенсации необходимо указать в трудовом договоре не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот документы, необходимые для компенсации арендного жилья, если работник снимает жилье сам:

• Копии документов, подтверждающих понесенные работником расходы: договор найма жилья, квитанции об оплате;
• Заявление, служебная записка на жилищную компенсацию работнику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.

Начисляются ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы?

При признании возмещения арендных платежей в составе заработной платы возникает вопрос об их обложении налогами на заработную плату.

Контролирующие органы категоричны в вопросе налогообложения НДФЛ. Доходом работника, полученным в натуральной форме, признается как предоставление квартиры в наем самой организацией, так и возмещение затрат на аренду жилья, поэтому компенсация за жилье работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном объеме (ст. Налоговый кодекс):

• При оформлении договора аренды на организацию и предоставление жилья работнику на безвозмездной основе налоговой базой является сумма арендных платежей;
• При составлении договора аренды работника компенсационная выплата признается базой для налогообложения НДФЛ.

Выплаты работникам в рамках трудовых отношений облагаются страховыми взносами. Перечень необлагаемых налогом расходов приведен в статье 422 НК РФ. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в нем не указывается, следовательно, облагается страховыми взносами. База налогообложения определяется аналогично базе по НДФЛ.

Как отразить компенсационную выплату для целей налогообложения

Следуя разъяснениям контролирующих органов, организация вправе признать выплату возмещения расходов на аренду жилья работникам в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Но поскольку компенсация представляет собой заработную плату в натуральной форме, Минфин делает вывод, что предприятие вправе признать ее расходом в размере не более 20% от начисленной заработной платы работника (Письмо № 03-04-06/ 53726 от 14.09.16). Минфин ссылается на ограничение, установленное статьей 131 Трудового кодекса.

Но сложившаяся судебная практика свидетельствует в пользу того, что налогоплательщик вправе признать в составе налоговых расходов возмещение арендных платежей работникам в полном объеме (Постановление АС МО № Ф05-9828/14 от 12.09.14). Если вы не готовы к спору с налоговиками, то учитывайте компенсационную выплату в расходах с учетом ограничения статьи 131 ТК РФ.