Платежная ведомость
Следующий блок первичных документов для учета заработной платы:
- Справка о заработной плате (форма Т-49);
- Расчет заработной платы (форма Т-51);
- Расчет заработной платы (форма Т-53).
Как видно из наименований, форма Т-49 представляет собой совокупность форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет либо один расчетный лист, либо расчетный лист и расчетный лист.
Фонд заработной платы используется для начисления и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. В нем указывается номер и дата составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общая сумма выплат всем работникам, а также даты начала и окончания выдачи заработной платы из кассы – этот период составляет 5 рабочих дней.
В ведомости содержится информация о табельной численности, должности, тарифной ставке и отработанном времени по каждому работнику. Бухгалтер заносит в него все начисленные суммы по всем видам выплат, а также все удержания за тот период, за который работнику выплачиваются средства. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.
В конце выписки вносятся сведения об уплаченной и внесенной (при наличии) сумме, подпись ответственного лица и номер кассового ордера, по которому производилась оплата.
Крайняя правая графа заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Суммы, не полученные в течение пяти дней, депонируются.
Образец справки о заработной плате доступен по ссылке.
Заработная плата и начисление заработной платы
Если сотрудники получают заработную плату на банковские карты, то составляется только фонд заработной платы по форме Т-51. Какие еще документы потребуются в этом случае, рассмотрим ниже.
Если бухгалтер ведет начисление заработной платы в другом регистре, можно составить только начисление заработной платы.
В платежной ведомости по форме Т-51 отражаются только расчеты по каждому сотруднику.
Посмотреть пример заполнения.
В начале платежной ведомости необходимо указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.
В платежной ведомости по форме Т-53 отражаются суммы выплат каждому работнику, поступление ими указанной суммы, а также в конце листа - общая сумма выплаченных и внесенных, а также номер кассового ордера на выплата заработной платы. Смотрите образец по ссылке.
Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составить журнал учета выданных ведомостей по форме Т-53а, куда вносятся порядковый номер платежной ведомости и сумма, выплаченная по ней. Реестр составляется на один календарный год. Посмотреть пример заполнения заявления.
Личные кабинеты сотрудников
На каждого работника организации бухгалтер должен вести лицевой счет по форме Т-54, в котором отражаются персональные данные работника: ФИО, ИНН, СНИЛС, семейное положение. Также в нем указаны данные о работе на данном предприятии: даты поступления, переводов, увольнений, изменения заработной платы, отпусков и так далее.
Ежемесячно бухгалтер вносит в личный кабинет данные о количестве отработанного работником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.
Последние столбцы содержат информацию об итоговой сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот перед работником.
Образец личного кабинета сотрудника можно найти по ссылке.
Платежные ведомости
Законодательство обязывает работодателя наряду с заработной платой выдавать работникам платежные ведомости, где четко указано, из чего складывается полученная работником сумма. Зарплату получают не реже двух раз в месяц, однако целесообразнее оформлять расчетный лист один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет указанные в листе могут быть неполными и не точно отражать происхождение уплаченной суммы.
Расчетная ведомость не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листе должны быть указаны все части оклада: оклад, премия, надбавки, премии, больничные и так далее. Необходимо указать все вычеты: НДФЛ, алименты, штрафы и т.д. В результате должна получиться подлежащая уплате сумма, которую работник получает на руки вместе с платежной ведомостью.
Расчетная ведомость по согласованию с работником может быть оформлена как в бумажном, так и в электронном виде, путем отправки на электронную почту работника.
Зарплатный проект
На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является ее перечисление на банковскую карту работника. Это может происходить как индивидуально, так и на постоянной основе и для всех сотрудников одновременно. Есть два варианта получения денег на карту: перевод каждому сотруднику отдельно или зарплатный проект в кредитной организации.
Для получения заработной платы на банковскую карту работник должен написать об этом заявление и прикрепить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.
Если организация заключила договор с кредитной организацией по зарплатному проекту, то работник подписывает заявление на выпуск карты в рамках этого проекта или пишет заявление с реквизитами уже имеющейся у него карты.
Если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.
Способ получения заработной платы работниками на банковскую карту или в кассу организации должен быть указан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Другие первичные документы
Помимо перечисленных основных первичных документов, к ним относятся следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, непосредственно связанных с расчетом заработной платы:
- Трудовой договор с работником, где должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
- Приказы о переводе на другую должность или изменении оклада;
- Заявления и приказы на все виды отпусков, так как время, проведенное в отпуске, влияет на начисление заработной платы;
- Поручения на выплату премий и премий;
- Справки об инвалидности;
- Заявления и заказы на командировки;
- Заявления и приказы о приеме на работу и увольнении, а также о выплате различных видов компенсаций при увольнении;
- Другие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.
***
Организация вправе разрабатывать первичные документы для расчета заработной платы самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписаны ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы корректным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные расчетные формы с учетом всех особенностей условий труда и расчетные ведомости, выдаваемые работникам, в которых отражаются все этапы расчета.
Еще больше материалов по теме - в рубрике "Бухгалтерские документы".