Разновидности деловых писем.
Юридические и физические лица часто сталкиваются с потребностью в официально-деловом общении, например:
- При официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
- При ведении бизнеса;
- При подаче жалоб потребителей.
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
- Коммерческие предложения. Подразумевают отправку потенциальному контрагенту интересного варианта сотрудничества;
- Запросы (документы, информация, данные) и запросы. Запросы обычно включают требование предоставить информацию, основанную на законе или контракте, например, запросы в государственные учреждения. Запрос — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
- Претензии. Обычно их отправляют в случае нарушения контрагентом условий сделки;
- Гарантийные письма. Содержат обещания в будущем исполнить возложенные на сторону обязательства, подразумевают обязательное указание срока или периода времени, когда контрагент вправе ожидать исполнения обязательств другой стороной;
- Информация и сопроводительные письма. Первые чаще направляются для приведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляются для удобства при пересылке большого количества бумаг;
- По нерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражения благодарности.
Структура и содержание документа
Особых требований к структуре официального письма нет; деловая переписка по умолчанию предполагает:
- Корректное указание своих данных и реквизитов адресата;
- Вежливое обращение;
- Грамотность, краткость и лаконичность информации;
- Указание даты документа, проставление подписи лица, от имени которого он составлен, и печать (при наличии).
Предлагаем небольшую инструкцию, как написать официальное письмо, чтобы произвести хорошее впечатление и добиться максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте фирменный бланк документа. Допустимо использование обычного листа формата А4, но в этом случае свои данные необходимо каждый раз вносить самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Ставим дату и исходящий номер.
Шаг 4. Начинайте обращение со слова «Уважаемый(ые)…!», после чего укажите имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь.
Шаг 5. Укажите причину или причину, по которой вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, лаконично и ясно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, отправляя документ. Например, если вам необходимо получить ценные бумаги или информацию от контрагента, укажите в тексте, что именно вы хотели бы получить, в какие сроки и в какой форме. Обязательно сформулируйте вывод, укажите, каких действий вы ожидаете от адресата. Не забудьте проверить приложения, если они доступны.
Шаг 7. Подпишите руководителя и печатью (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как не писать
В официально-деловой переписке не допускаются:
- Ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргона и сленга;
- Невежливое обращение;
- Искажение или пространное изложение информации.
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, например, как написать официальное письмо, применяем ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендуется использовать для написания подобных документов. Основные положения:
- Используются как продольные, так и угловые формы;
- Нумерация обязательна, если в документе более 1 страницы;
- Отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
- Используются бесплатные шрифты, рекомендуемые размеры №12, 13, 14;
- Поля не менее: 20 мм - слева, сверху, снизу, 10 мм - справа.
В целом угловая форма выглядит так:
Образец с продольной заготовкой
| Общество с ограниченной ответственностью «Ппт.ру» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Ссылка № 987 от 12.12.2020 Директор ООО "Общество" Иванов И.И. 123456, Россия, субъект Российской Федерации, Он Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович! В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. №11, о заключении договора на оказание юридических услуг, настоящим письмом выражаем готовность к сотрудничеству с ООО «Общество». Убедительно просим Вас направить нам проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество». CEO Petrov Petrov Porfiry Petrovich Использование Федорова Ф.Ф. 8 (123) 456789 |
Как отправить письмо
Способ отправки документа обычно зависит от его цели:
- Для оперативной передачи информации с помощью электронной почты или факса. При использовании электронной почты обязательно заполните поле «Тема», чтобы получатель мог сразу понять вопрос и письмо не попало в спам. Допускается также указывать важность документа, но этим не следует злоупотреблять;
- Если требуется официальное подтверждение отправки бумаг и их получения адресатом, например, при отправке претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выберите заказную почту с уведомлением.