Что такое пояснительная записка
Объяснительный документ – это письменный документ, содержанием которого является объяснение автором произошедшего. Записка пишется в двух случаях:
Каково назначение пояснительной записки?
Для человека такой документ может стать спасением в ряде ситуаций. Например, когда он опаздывает на работу по независящим от него причинам, когда ребенок пропускает учебный день в школе или сотрудник не выполняет задание, данное начальником.
Как правило, автор пишет пояснительную записку, чтобы изложить свою точку зрения на происходившие события. Благодаря этому начальник может решить, будет ли наказание справедливым.
Важный! Именно такая записка убережет работодателя от увольнения и даже защитит работника в суде, если наказание было несправедливым.
Разновидности пояснительных записок
Существует два типа заметок:
В каких случаях пишутся пояснительные записки?
Как правило, автор в своей заметке объясняет свои или чужие действия, связанные с ним прямо или косвенно. Чаще всего это делается в письменной форме.
Такой документ можно отправить в следующие учреждения.
По месту работы
На работе эту записку обычно пишут сотрудники, нарушившие трудовую дисциплину (например, часто опаздывают, грубо ведут себя, ведут дела «под алкоголь», сдают отчет после «крайнего срока» и т. д.). Действия, которые описаны в документах, обычно влекут за собой материальный или репутационный ущерб работодателю.
Все пояснительные записки направляются в одну из трех инстанций:
По месту учебы
Составление пояснительной записки может понадобиться в:
В детский сад
В дошкольном или детском саду родители пишут записку с объяснением своих действий. Форма заявки стандартная. В документе может объясняться, почему ребенок не посещает детский сад.
Сроки написания пояснительной записки
В ТК РФ четко указан срок, в течение которого необходимо предоставить справку с разъяснениями. Статья 193, например, гласит, что если документ, объясняющий случившееся, не был предоставлен адресату в первые два дня после происшествия, то должен быть составлен соответствующий акт.
Важный! Срок подачи может быть установлен администрацией учреждения, куда направляется данная записка. Срок должен быть достаточным для того, чтобы у работника было время объясниться.
Юридическое значение
Пояснительная записка является документом, имеющим особое значение в различных отношениях, особенно трудовых отношениях. В ТК РФ такой документ является необходимой составной частью процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ). При этом непредоставление объяснительной записки не является основанием для ухода от наказания.
«На основании служебной записки работодатель может решить, наказывать ли работника».
Юрист Дмитрий Огнев
Важный! Написание этой заметки не считается обязательным. Правда, если сотрудник фирмы или компании его не напишет, то работодатель, скорее всего, накажет его. Решение будет основываться на видении ситуации начальником.
Как написать объяснительную записку
Автору предлагается два варианта написания такой заметки.
| Нет. | Способ | Описание |
| 1 | От руки | Обычно этот метод используется чаще всего. По почерку легче понять, кто автор и что документ не подделка. Это также предпочтительный способ спасти ситуацию, поскольку почерк позволяет избежать подделки. Подпись только усиливает это. |
| 2 | На компьютере | Весь документ напечатан, подписан самим автором. Этот вариант используется в учреждениях, где указана определенная форма письма. |
Как написать объяснительную записку
Несмотря на ряд специальных правил написания, которые установлены для такого рода документов, существуют общие рекомендации, которые касаются адресата, содержания и применения.
Рассмотрим все три пункта ниже.
Адресат
Адресат – это первое, что должно быть указано в таком документе. Его можно указать по-разному, в зависимости от того, насколько крупное предприятие или учреждение.
Если он небольшой (индивидуальный предприниматель или небольшая фирма, вуз, школа, детский сад), то записку пишут на конкретного человека: руководителя, ректора, директора и заведующего соответственно. Если оно большое и имеет сложную структуру, то адресатом становится руководитель подразделения.
Сначала по этикету указывается должность адресата (указываете ее полностью вместе с наименованием организации). Далее - имя руководителя.
Пример. "Руководителю ООО "ДИВА" Иванову Сергею Петровичу."
Содержание
Строгих стандартов нет. Важно только оформить такой документ на листе формата А4. Пишут его в свободной форме, но с определенными данными. Давайте посмотрим на них ниже:
Стиль деловой, а значит, не должно быть сленга и жаргона. Пишите только от 1 лица. Аргументы должны быть максимально убедительными и лаконичными.
В этой же части можно излагать факты, а также ссылаться на свидетелей или документы, пытаясь доказать правоту своей позиции.
В конце нужно поставить дату написания заметки, а также собственноручную подпись автора.
Приложения
Прилагаемые к самой записке документы делают объяснительные доводы автора более убедительными. Какая документация может быть использована в приложении к записке:
Как долго хранится пояснительная записка?
Срок хранения в архиве 75 лет со дня предъявления. На такую же сумму хранится личное дело работника.
Можно ли не писать объяснительную записку на работе
Сотрудник по закону не может написать такой документ. По сути, отказ работника предъявить такую записку приравнивается к его признанию в содеянном.
При получении отказа работодатель составляет акт, где отмечает, что работник не захотел писать объяснительную. Впоследствии именно этот поступок повлияет на его судьбу на рабочем месте. Результатом может быть наказание или даже увольнение.
Важный! Все возможные причины увольнения работника описаны в статье 81 ТК РФ.
Что делать, если работодатель отказывается принимать объяснительную записку
Может случиться так, что начальник относится к сотрудникам несколько предвзято. Это проявляется, например, в невозможности «выбить» отпуск.
Однако бывают и более серьезные ситуации, когда человек совершил проступок, аргументировал свою позицию в объяснительной записке, но работодатель просто отказался ее принять.
Чтобы понять, справедливо ли отношение директора, сотруднику необходимо тщательно проанализировать свое решение. Если бы оно было обоснованным, то сотрудник где-то мог ошибиться в написании объяснительной. Если оно было необоснованным, то нужно аргументировать свою позицию относительно несправедливости принятого решения.
Когда все доступные методы исчерпаны, а начальник по-прежнему неумолим и по-прежнему не хочет брать записку, работнику ничего не остается, как обратиться в суд (ст. 392 ТК РФ), где будет принято решение. be made - наказать работника или работодателя.
Если суд встанет на сторону работника, работодатель будет вынужден снять с него дисциплинарное взыскание (ст. 194 ТК РФ).
Важный! Есть ряд моментов, когда работник ни в коем случае не должен быть наказан. Их можно найти в статье 379 ТК РФ.
Образец пояснительной записки (скачать)
Желая оправдать свою позицию и избежать наказания, работник должен правильно написать объяснительную записку. Ниже вы можете скачать образцы таких документов, каждый из которых подходит для определенных случаев.
Работодатель
Ситуации с опозданием на работу или отсутствием сотрудника на сегодняшний день являются довольно частым явлением. Однако это не означает, что такие дисциплинарные проступки должны сойти с рук работнику. Любое адекватное управление таким поведением работника потребует от него объяснений, оформленных документально.
ТК РФ не требует определенного оформления записки: оформить документ можно в произвольной форме.
Важный! Власти не могут влиять на содержание и аргументы в документе.
Здесь вы можете скачать образец документа, предъявляемого в связи с опозданием или прогулом работника.
По месту учебы
Написание такого документа в общеобразовательной школе или вузе предполагает использование установленной формы. Его необходимо написать на имя директора (колледж) или ректора (вуз), указав группу, в которой учится ребенок или студент. Сама записка составляется родителями учащегося, его законными опекунами или самим учащимся.
Здесь вы можете скачать образец документа для вуза или общеобразовательной школы.
В детский сад
В DDU или DOW такой документ написать тоже несложно. В таких учреждениях объяснительную заведующую пишет родитель или опекун ребенка. Как правило, причиной написания является непосещение ребенка по причинам, не связанным с болезнью.
Здесь вы можете скачать образец объяснительной записки, представляемой заведующей детским садом.
Заключение
Пояснительная записка является документом, имеющим большое значение как для работника, так и для работодателя. Он позволит первому объяснить поступок, а второму облегчит выбор подходящего решения по отношению к первому.
Но не только на рабочем месте это важно. Документ может потребоваться в образовательном учреждении, где без него становится сложнее поддерживать дисциплину среди учеников/студентов и учителей. В детские сады также направляется объяснительная записка, так как там это имеет финансовое значение.
В законодательстве РФ нет конкретных требований, как правильно составить документ и что именно в нем написать. Так что формат может быть свободным. Главное – достоверное содержание, понятные причины проступка и аргументация позиции сотрудника.