Форма ведения и сроки хранения документации.
Порядок ведения медицинской документации устанавливается законодательством Российской Федерации для каждой унифицированной формы.
В зависимости от вида унифицированной формы медицинская организация вправе вести документацию как в бумажном, так и в электронном виде.
Сроки хранения устанавливаются законодательством Российской Федерации также для каждого вида унифицированной формы документов.
В настоящее время в Письме от 7 декабря 2015 г. № 13-2/1538 МЗ РФ со ссылкой на нормативные акты предложен перечень наиболее часто используемых унифицированных форм документов для использования в работе, с указанием сроков их хранения.
Этот перечень, по мнению Минздрава РФ, должен использоваться до утверждения действующего перечня документов (со сроками хранения), формируемых в процессе деятельности медицинских организаций.
ОТКРЫТИЕ ФИЛИАЛА В МОСКВЕ
Перечень, предложенный Минздравом России, действителен для всех видов медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающих медицинскую помощь как в амбулаторных, так и в стационарных условиях.
Вот некоторые документы из предложенного перечня с указанием сроков их хранения:
- Медицинская карта стационарного больного (форма № 003-1/у) - срок хранения 25 лет;
- Медицинская карта больного, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у) - срок хранения 25 лет;
- Медицинская карта ребенка (форма № 026/у) - срок хранения 10 лет;
- Талон больного на получение медицинской помощи в амбулаторных условиях (форма № 025-1/у) - срок годности 1 год;
- Журнал учета амбулаторных операций (форма № 069/у) - срок хранения 5 лет;
- Журнал учета приема больных и отказов в госпитализации (форма № 001/у) - срок хранения 5 лет;
- Журнал вызовов скорой помощи (форма №109/у) - срок хранения 3 года и т.д.
Законодательством Российской Федерации установлены требования не только к срокам, но и к условиям хранения медицинской документации.
Медицинские записи содержат сведения, составляющие врачебную тайну и относящиеся к особой категории персональных данных.
ИЗМЕНЕНИЕ АДРЕСА ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
Поэтому медицинская документация должна храниться не только с учетом требований законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, но и с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего обработку личные данные. Следует отметить, что особая категория персональных данных требует соблюдения особого порядка хранения и передачи как в бумажном, так и в электронном виде.
Лица, использующие в своей работе документацию, содержащую врачебную тайну и особую категорию персональных данных, как правило, подписывают документ о неразглашении этих данных.
Порядок выдачи документов третьим лицам.
Медицинские документы могут быть переданы третьим лицам. Порядок выдачи медицинской документации третьим лицам зависит от вида документа, цели его истребования, а также организации или лица, запрашивающего документ.
Порядок выдачи медицинской документации устанавливается требованиями соответствующего законодательства Российской Федерации.
Например, медицинская документация может быть запрошена органами, контролирующими качество и безопасность медицинской деятельности; Правоохранительные органы; суд и др.
Документы и информация могут быть переданы третьим лицам с разрешения пациента и его законного представителя или без такового.
Так, документы, составляющие врачебную тайну, другим гражданам, в том числе должностным лицам, в целях медицинского освидетельствования и лечения больного, проведения научных исследований, публикации их в научных журналах, использования в образовательном процессе и в иных целях допускаются только с письменное согласие пациента или его законного представителя (ст. 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
Случаи, в которых допускается предоставление сведений, составляющих врачебную тайну, без согласия пациента или его законного представителя, обширны и установлены статьей 13 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ.
Пациент или его законный представитель также имеют право на получение медицинских документов, отражающих состояние здоровья.
Медицинские документы предоставляются пациенту или его законному представителю на основании письменного обращения в виде оригиналов, копий и выписок из медицинских документов.
Основания, порядок и сроки предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (пункт 5 статьи 22 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ).
За нарушение требований, установленных к оформлению, хранению и выдаче медицинской документации и содержащихся в ней сведений, законодательством Российской Федерации установлена административная и уголовная ответственность.
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ МЕДИЦИНСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ