Аванс по командировочным расходам выдан: проводка в бухгалтерии
Конечно, работник не может никуда уйти без денег. Поэтому в первую очередь он должен получить в кассе аванс для оплаты всех расходов, в том числе:
- Стоимость проездных билетов;
- Стоимость проживания из расчета четырех суток в гостинице;
- Для сказать
Так как, конечно, подтверждающих документов пока нет, это именно выдача денег, счет на сумму 30 000 руб. После того, как кассир их сдал, бухгалтер должен сделать следующую запись:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» 30 000.
А если деньги были выданы не наличными, а переведены на банковскую карту прямо со счета организации? Так сейчас делают чаще всего, и разводка в этом случае будет выглядеть так:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетный счет» 30 000.
Кстати, если работник уже уволился и ему не хватило денег из-за продления командировки или возникновения непредвиденных расходов, работодатель должен перечислить ему дополнительный аванс. Ведь прикомандированный сотрудник не должен тратить собственные деньги. Проводка в этом случае не изменится. Итак, работник находится в командировке, тратит подотчетные средства, а в этот период бухгалтер не учитывает эти операции. Но в течение трех дней после выхода на работу Марат Кошкин должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. После того, как этот документ будет представлен, нужно будет сделать много проводок.
Командировочные расходы списаны: проводка
Счет из плана счетов бухгалтерского учета, на который будут отнесены расходы на командировку, зависит от его назначения и направления организации. В нашем примере ООО «Весна» занимается торговлей, а для продвижения товаров направлен Марат Кошкин. Поэтому, когда он отчитывается о расходах, бухгалтер сделает следующую запись:
Дт 44 Кт 71.
Если бы речь шла о выполнении работ по заданию заказчика, счет 71 соответствовал бы счету 20, а если командированный сотрудник получил задание на приобретение имущества для компании, то дебетовался бы счет 08. Но не всю сумму расходов следует относить на эти счета, ведь в стоимость билетов, как и в стоимость проживания, включен НДС, который необходимо учитывать отдельно. Для целей налогообложения используется следующая проводка:
Дт 19 Кт 71.
Если при этом полученный НДС необходимо учесть в составе вычета, то будет сделана следующая запись:
Дт 68 "Расчеты по НДС" Кт 19.
Следует помнить, что все расходы, в том числе и на суточные, списываются на соответствующий счет. Если работник отчитался на сумму денег большую, чем ему был выдан счет, то ему должна быть возмещена разница. Если он был оформлен из кассы на командировочные расходы, то операция выглядит так:
Дт 71 Кт 50.
Разницы между учетом возврата командировочных расходов и записью о выданном авансе нет, т. к. необходимо заблокировать расчеты с подотчетными лицами. Если для перевода использовался безналичный расчет, то счет 71 будет соответствовать кредиту 51.
Командировочные расходы: проводки для возмещения
Может иметь место и обратная ситуация. Например, Кошкин получил на руки 30 000 рублей, а потратил всего 26 800. Это означает, что остаток в размере 3200 он должен вернуть работодателю. Как учитывать эту сумму, зависит от способа возврата, их может быть три:
- Дт 70 "Зарплата" Кт 71 - если задолженность вычитается из зарплаты;
- Дт 50 Кт 71 - если возврат осуществляется через кассу;
- Дт 51 Кт 71 - при возврате денежных средств в банк по безналичному расчету.
Обратите внимание, что подотчетные командировочные средства могут быть удержаны из заработной платы только с согласия лица и только в том случае, если с момента возникновения задолженности прошло не более одного месяца.
Записи командировочных расходов в бюджете
В нашем примере мы рассматривали коммерческую организацию, но если работодателем является бюджетное учреждение, учет необходимо вести немного по-другому. Там другие требования, поэтому учет ведется на других счетах:
- Выдан аванс: Dt 0.208.12.000 Ct 0.201.34.000.
- Списаны расходы (суточные, проезд, проживание) на основании авансового отчета: Дт 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кт 0.208.12.000.
- Возврат неизрасходованных средств: Дт 0.201.34.000 Кт 0.208.12.000.
При выдаче денег счет увеличивает забалансовый счет 18 (КВР 112), а при возврате - уменьшает.